タスクの全体像を「見える化」することは結果として周りを幸せにする！
photo credit: ckemp via photopin cc
日々の仕事はたくさんのタスクに囲まれて動いています。いちいち書き出すこともないようなものもあると思いますがタスク管理とはそのすべてを「見える化」する意味があります。
では、見える化することでどんなことが考えられるようになるかを書いてみましょう！
前工程と後工程を考える
ある業務をやらなくてはならないとします。あなたはこの業務を終えるために以下のようなタスクが必要だと頭に浮かんだとしましょう。カッコ内は所要時間です。
- タスクA(5分)
- タスクB(10分)
- タスクC(15分)
- タスクD(5分)
- タスクE(10分)
このうち、3番目のタスクCは○○さんの手助けが必要だとしましょう。
このときにあなたは○○さんにどの時点で「手助けお願いできますか？」と言いますか？
タスクAが終わったタイミング？
タスクBが終わったタイミング？
どちらも間違いですね。
答えは「助けが必要とわかったタイミング」です。
自分の都合で考えればタスクCに取り掛かるのはAとBを終えた15分後です。
しかし、そのときに○○さんが確実に手が空いているとは限りません。○○さんにも仕事があるのですから！
なので「○○さん、15分後くらいにちょっとお時間いただけませんか？」とタスクAに取り掛かる前に伝えておく必要があるのです。
そうしないと最悪タスクAとBを終えた後で○○さんの都合がつくのを待つ時間というのが発生することになるのです。
このように必要なタスクがわかるとその前工程と後工程の関係性もわかり、それにより事前に用意や連絡しておくべきことも明確になるというのが大きなポイントなのです、
会社は誰かに影響を与えている
photo credit: tarotastic via photopin cc
会社は組織ですからたくさんの人間が関係して動いています。
なので誰かが滞ると全部が滞るということも多々あります。
それがタスクの見える化によって、周りの人への配慮ができるようになり、結果として周りを幸せにすることになるのです。
自分の業務で人に関係がある、または自分が遅れると全体が遅れるというような「周りとの関連性の高いタスク」は意識的に取り組むようにしましょう！
