整理に困ってるなら「inbox」という概念を導入しよう！

机は書類ややりかけの仕事の山。

パソコンの中もデスクトップにアイコンがたくさん。

メールも読んでないものがちらほら。

こういった雑然とした状態でも一生懸命に仕事をしている人、僕の周りにもいます。こういう人は「そろそろ片付けないと…」「整理しようとは思っているんだけど」が口癖です。そういった直後にまた右や左に資料を置いていく…そうしてまた周りに書類ややりかけの仕事の山ができていく。

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こういったケースを打破するための素晴らしい考え方を教えましょう！

簡単です、まずは「inbox」というものを設置するのです。

inboxとは「とりあえず入れとく箱」とでも言いましょうか。とにかくあっちこっちに置いている状態をやめるために「とりあえずこの箱に入れておく」という状況を作るのです。思いついたメモ、やりかけの書類など…すべてその箱に入れてしまいます。

メールについても同様です。メールは自動で受信箱に入ってくると思います。なのでそこを「inbox」と捉えます。

そしてここからが大切です！そのinboxを「定期的に空っぽにする」というルールを設定します。

inboxに入れたままでは意味がありません。右や左に山積みにされている状態と何も変わりません。定期的にinboxに入っているものをしっかりと「仕分け」するというルールを設定するのです。

これは毎日やりましょう。そうでないとinboxはすぐにパンパンになってしまいます。パンパンになったinboxを仕分けるとなるとかなりの労力を消費しますし、そんなものを見たら整理する気持ちなんて萎えてしまいます。

だから、数が比較的少ない毎日の周期で実施するのです。

「これはやりかけだから明日やろう」

「これはもう連絡したから捨てる」

「この書類はバインダーに挟んでおこう」

「これは…やばい！今からやらなくては！」

など、いろんなことが明確になるはずです。こうしてinboxを空っぽにするととてもスッキリとした気持ちになるはずです。

そして人間というのは「現状を維持したい」という気持ちがあるため、一度inboxが空っぽになる体験をしたら「inboxを空っぽにしないと気持ち悪い」という感覚を覚えます。こうすれば整理する習慣が身につくのです。

もう一度言います、毎日必ずやりましょう。どんな事情があったとしても言い訳は無しです！自分への強い約束だと思って下さい。

雑然とした環境で仕事をしていると、ちょっとした時に「あ～、机片付いていないなぁ」と気になることが出てきてしまい、仕事への集中力が切れてしまいます。また突然の書類の雪崩により飲んでいたコーヒーがこぼれて大惨事なんてこともないでしょう。

このinboxという概念はGTDを知っている人なら馴染みの深い言葉だと思います(そもそもGTDを実践している人の机が汚いなんてことはないでしょうが…)。

この考え方は様々な応用ができます。

@jun0424 さんはアナログとデジタルをつなぐものとしてinboxを活用しています。

メールでのinboxはこちらが参考になります！

さあ、みなさんもやってみましょう！

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