タスクに「時間」と「状況」の概念を設定する

やるべきことをやるために

以前の記事でGTDについてまとめました。GTDは頭の中の「気になること」をすべて出すという考え方です。その頭から出されたタスクは実行しなければ「ただ頭から出しただけ」に終わってしまいます。タスクを実行するために僕が取り組んでいることを書いてみましょう。

「時間」と「状況」の概念を付随する

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出されたタスクを実行するためにはそのタスクを実行するために必要なことを考えなくてはなりません。例えば「朝の進捗メールを作成する」というタスクなら「朝」という時間の概念が付随します。また、「会議資料をまとめる」というタスクの場合はPCが必要になるので「会社」または「自宅」というPCがある環境を表す概念が付随します。

このようにやるべきタスクには「その時間、その状況でなくてはできない」という概念が存在するため、いざやろうと思ってもできないということがあるのです。

この状況を打破するためにGTDで頭から出したタスクひとつひとつに概念を付随していきます。GTDでもこのことは説明してあり、「コンテキストを設定する」と記載してあります。 GTDではその状況になったときにできることをまとめてやるためにコンテキストを設定します。

例えばPCが必要なタスクすべてにコンテキストを設定しておき、PCが目の前にあるときにはタスクリストの中から「PC」のコンテキストがついているものだけを検索してそれを実行していくというような形です。GTDでは頭から出されたたくさんのタスクがタスクリストに記載してありますのでこういった「状況」でやるべきこと、できることを絞り込むという作業が重要なのです。

僕が設定しているコンテキストについて以下にまとめてみました。

時間を表すもの
A／6：00～8：00
B／8：00～10：00
C／10：00～12：00
D／12：00～14：00
E／14：00～15：30
F／15：30～17：00
G／17：00～19：00
H／19：00～21：00
状況を表すもの
会社
自宅

僕はタスクを時間での管理することをメインとしています。2時間ごと(午後のEとFは1.5時間)に時間を区切り、その日にやらなくてはならないことをどこの時間帯にやるかを前日の夕方に振り分けていきます。こうすることで「どの時間帯に余裕があり、仮に緊急の飛び込み仕事が入ってきてもいつであれば対応ができるか」が明確になります。

また、状況については外出先でできることは今の僕にはほとんどなく「会社にいる時」か「自宅にいる時」の2択しかないのでこういう設定にしています。人によってはもっと状況を細かく分類することもできるでしょう。

以前の記事でタスク管理にToodledoを利用していると書きました。Toodledoのブックマークレットで「End Time2」という時間の総和を出してくれるものがあるのでそれで時間は一目瞭然です。

上が今日の僕の時間の見積もりです。
このように時間が見えることでその日の行動予定、そして飛び込み仕事に対応できる時間帯が明確になるということです。

「自宅」のコンテキストは何に使うの？

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「タスク管理をなぜするのか？」というと「やるべきことをやるため、そして忘れないため」というのが目的です。仕事上のタスクならピンと来る人もいるでしょうが「自宅というタスクはいるのか？」と思った人もいるでしょう。自宅に帰ってまで仕事をしているのか…と思われた人もいるかもしれませんが、僕は基本的に仕事は家に持ち帰らない主義です。

では「自宅」に関係するタスクは何か、それは…