ストレスなく働くために私が実施しているタスク管理の3つのテクニック
ざっくりとしたタイトルですが、私はもう5年以上前からタスク管理を実施していますが、やることをしっかりと決めているおかげで基本的にストレスは少なくなったと思います。
やらなくてはならないことが詳らかになっていることの明快さと軽快さは一度体験するとやめられません。
そんな私の仕事感についていろいろ書いてみましょう。
タスクには終わりをつける！
仕事をしていると毎日毎日、一つ終えてもまた一つと仕事が出てきます。「全然終わらないじゃないか！」と思う気持ちもあるでしょうが、まずタスクリストが「オープンリスト化」している状況だとこう感じますね。
こちらの本がおすすめですが、タスクリストは「クローズドリスト化」するのが正解です。
クローズドリストとは「今日はこれ以上しない」というラインを決めることです。
これを実現するためには「明日がどの程度業務があるのか？」が把握できていないといけません。明日に回せるかどうかの判断が必要になりますからね！
朝の時点で今日のタスクを整理し、今日のタスク一覧を作成して、それ以上は緊急度の高いもの以外は対応しないというふうにすることでその日にやるべきタスクのエンドが決まるので「終わらない…」という感覚はなくなります。
タスクの整理時間をしっかりと設ける
仕事が終わらない人の典型は「仕事を思い出す」ということだと私は思います。
「あっ！そうだ。あの仕事しなくては…」と思い出すケースでは概ね「思い出したときにはかなり緊急度が高くなっている」という状況です。下手したら今やっていることをすべて投げ出してでもやらなくてはならない可能性もあります。
そうするとたとえ上記のようにクローズドリスト化していたとしても、思い出した緊急度Maxのタスクによってリストは崩壊します。
なので私は「タスクの洗い出し」の時間はたっぷりと取ります。
そこで10分、15分かかろうとも、その後の30分、1時間を節約できる可能性があるのですから、タスク整理時間はしっかりと取るようにしています。
この時のタスク整理はGTDの概念を用いて「とりあえず全部出す」というスタンスです。
そしてそれをいつやるのか？と整理していく考え方になりますね。GTDの基本的なやり方はこちらの本です。
タスクをやる時間を明確にしておく！
GTDの概念で洗い出したタスクをデイリータスクに落とし込むという作業が私のタスク管理の「キモ」となります。
タスクをすべて洗い出すと「今日やらなくてはならないもの」と「それ以外のもの」などが混在します。特にGTDでは「いつかやれたらいいな」というような「夢」タスクなんかも全部出すという方法となるので「やりたいこと」と「やらなければならないこと」がごっちゃになってしまう可能性があります。
なので今日やらなくてはならないことをまとめたリストとして「デイリータスクリスト」を作成します。
ただ、今日やることを書き出しただけのリストではなく「今日のいつ、どれくらいの時間がかかる予定か？」というところまで決めて、今日の予定終了時間が見えるようにするのです。
これは「タスクシュート」というタスク管理の概念を取り入れた形になります。
これは画期的なタスク管理手法です。 開発者の方はExcelでこれを実現していますが、私はToodledoというタスク管理サービスで管理しています。
有料になりますがTaskChute cloudというタスクシュートをブラウザでできるサービスもあります。
これにより全タスクが完全に見える化することで「これをやればいい」、そして「これをやったら何時に終わる」というのが明確になるのです。
タスク管理がストレスを軽減する！
私はこの手法を確立してから、仕事のやり忘れや締切遅延が劇的に減りました。
またこの考え方はタスク管理という場面だけでなく、物事を考える時においても「整理し、思いつく限りの全可能性を出してみて、それを並び替えてみる」といった思考手段を取れるようになりました。
ストレスは「思い通りにいかない」ときに強く感じるものです。
すべてが思い通りにいくことはないのですが、せめて自分が主体的に行う自分の仕事くらいは「思い通りにできる」ようにしておくことでストレス軽減ができると私は思っています。
