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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

Excel課長と呼ばれる男がオススメする!「たった1日で即戦力になるExcelの教科書」はExcel初心者のレベルアップに最適!

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衝撃のオススメをするBitstrips自画像

※2016年7月17日追記

何を隠そう僕は会社ではExcel課長」というあだ名をつけられるくらいExcelが得意です!

だいたい部門の資料などは僕がExcelで手直ししたりしてきたことで今では他部門の方からも「Excelでこういう時は…」と質問がきます。
しまいには「趣味がExcelなんですよね?」と言われるほどです(°_°)

 

そんなExcel課長が「これ読んどけ!」って言うExcelの教科書から特に注意してほしい部分を抜き出しました。

その名の通り教科書です。

タイトルにも「教科書」とありますが、これは「仕事でExcelを使うための教科書」です。

よくあるExcelの使い方本では「機能的な部分」にフォーカスしており、「じゃあ、この機能をどこでどう使えばいいのか?」の説明がたりないのです。

この本はその辺りまでしっかりと書かれていることがポイントです。

前置き長くなりましたが、早速この本から「初心者が最もやりがちなExcelのミス」について抜き出していきましょう!

 

第1章 最初に知っておくべき7つのポイント

第1章はExcelを使うことでのメリットについて強調してあります。

この中の「入力するデータはたったの4種類」という項目が大切です。
この4種類を明確に使い分けられるかでExcelは一気に変わります。4種類しかないではなく、4種類あると捉えることがポイントです。

 

第2章 数式を制するものはExcelを制す

Excelで大切なものは数式をいかに使って作業を自動化するか?です。

そのためにもどんな場面でどんな数式が使えるのか?が重要なのです。ここで記載してある「参照」の種類についてはこの後の工程で必須の知識になりますので穴が空くほど読んでおきましょう!

絶対参照と相対参照をしっかりと使い分ければ流用しやすい、テンプレートのようなものを作ることもできますね!

 

第3章 真っ先に知っておきたい6大関

Excelには膨大な関数があり、その全てを把握するのは困難です。

ですが、この本にある6大関数をまずは理解すればおそらく仕事で使う資料の8割は解決できるのではないでしょうか?
基本的ですが特にIF関数とVLOOKUP関数は確実に理解したいところです。

最近で言えばVLOOKUP関数を使って2つの表を合体させるなんてことをしましたが、この作業は人力でやると必ず事故ります。
ですが、数式なら結果に間違いはありませんよね?(この時上にあげた絶対参照と相対参照の違いを知っていることが必要になります)

 

第4章 応用と組み合わせで関数の威力を10倍高める!

いろんな条件分岐で計算やデータを抽出したいという場合には一つの関数ではできないことがあります。

そんな時に複数の関数を組み合わせてより複雑な条件分岐をさせることができます。関数の「入れ子」についての理解です。

入れ子構造を作るときにはフローチャート図を書いてから作ると良いと思います。
Excelの数式バーに複数関数の入れ子構造を入れていくと全体が見えづらくどこにエラーがあるのかがわかりにくくなります。

 

第5章 日付と時刻の落とし穴を知らずにExcelを使う恐ろしさ

初心者が最もやりがちなミスがこれです!「セルの表示形式」というものを使わずに「2015年1月9日」などの日付をそのまま文字列として入力するパターンです。

数値として扱われていないため関数でデータ参照値にしてもエラーが返ってくるのはこの落とし穴に気づいていないことが要因です。

シリアル値というものを理解し、表示形式を変更することで見た目を調整するというテクニックが身につきます。

※2016年7月17日追記
最近はある程度Excel側が自動で補完はしてくれるようになったみたいです。
しかし、シリアル値がなんたるか?は押さえておいた方が、日付の四則計算などで助かると思います。

 

残り3章ありますがまずはここまで!

図書館で本を紹介するBitstrips自画像

全部で8章ある内容ですが、とりあえず初心者の方には5章までは確実に理解してほしいですね。

極端に複雑なExcelの使い方をしないのであれば関数もこの本にあげてある程度で充分対応できますし、おそらくこの本にあることをマスターしておけば「○○さん、そんなことできるんだ…スゲェ〜!」と言われること間違いなし!?

 

仕事でExcelを使う機会が多い方は是非Excel力をあげて時短・効率化を目指しましょう!

 

Excelの活用についてはこちらもご参考に。

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