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iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

Excelでデータ入力するときに考えておかなければならない大切なこと

database

業務でExcelを使うことが多いのですが、データ入力をするときにとにかく大切にしているたった一つのことがあります。

これを意識しておかないと見た目は良さそうに見えますがそもそもの目的を果たさないデータとなってしまう可能性があります。

データ入力の基本は…

SQLなどの基本的なデータベースのレコード構造は基本的に「1行にそのレコードに付属する項目を配置する」形です。

例えばA社の会社名、フリガナ、電話番号、住所というデータがあるとします。これをExcelに入力する場合、

A B C D
会社名 フリガナ 電話番号 住所
株式会社あいうえ アイウエ 0000-00-0000 ○○県○○市
株式会社かきくけ カキクケ 0000-00-0001 ☓☓県☓☓市

このように並べるのが正解です。

これを、

A B C D
会社名 株式会社あいうえ 株式会社かきくけ
フリガナ アイウエ カキクケ
電話番号 0000-00-0000 0000-00-0001
住所 ○○県○○市 ☓☓県☓☓市

このように並べるといろいろと面倒なことが起こります。

Excelは基本的に表計算ソフトなので数式を使ってのデータ統計などに使います。
データの並び順が悪いと数式をいれるのに手間が発生するのです。

上記はまだいいんですがたまにこんな表を作っている人を見ます…

A B C D E F G H I
■○○市エリア ■☓☓市エリア
会社名 フリガナ 電話番号 住所    会社名 フリガナ 電話番号 住所
株式会社あいうえ アイウエ 0000-00-0000 ○○県○○市   株式会社かきくけ カキクケ 0000-00-0001 ☓☓県☓☓市
株式会社さしすせ サシスセ 0000-00-0002 ○○県○○市   株式会社なにぬね ナニヌネ 0000-00-0003 ☓☓県☓☓市

ちょっと縦長になってわかりづらいですが、横に表を2つ並べるパターンです。

やりたいことはわかります。でもこれはデータの並びとしては大変わかりづらい構成になっています。
住所録のようなものならまだいいのですが、売上額とか取引額とかが書いてあるとすると表を2つ横断するような統計式をいれるのが非常にめんどくさいことになります…

見やすさよりも計算のしやすさが重要

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あくまでデータとして入力しているので「加工のしやすさ」が最大のポイントです。

素のデータを見やすくするのは間違いであり、素のデータ自体はデータ集計のし易い形にしておいて、見やすくするのは「結果」の部分ということにしないと大変なことになります。

よくいただいたデータが「これはデータなのか?それとも完成品なのか?」わからない構成になっていることがあるのでちょっと書いてみました。