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iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

頭を悩ませる資料作成…苦手だ!という人に教えてあげたい、誰でも簡単に分かりやすくまとめられる3つのマイルール

photo by youthforum

仕事で資料をまとめる機会というのはたくさんあると思います。

社内向け・社外向けでまとめ方や言い回しなど大きく異なると思いますが、僕は資料作成をする場合に3つのルールに則って作成しています。

3つのルールでわかりやすく!

僕の資料作成における3つのルールについて、ひとつずつ説明していきましょう。

 

(1)この資料の言いたいことを最初に書く

資料の最初に起案事項なら起案とその理由、予測結果などを文章にして2〜3行に収まる程度にまとめます。

そうすることで例えば上司に内容確認をしてもらうような場合にも「この資料はそういうことについて説明したいのか…」と分かった上で見てもらえる為、その後の説明が目的から逸れいないかが分かりやすくなります。

 

また社外向けの資料なら、最初にこの資料が自分にとって有効であるかが分かりやすくなるので価値を感じてもらえれば、その後の説明を肯定的に見てもらえる可能性が高まります。

 

ただし、社外向けの場合はこれは一長一短あり、最初に内容部分を全て書いてしまい、自分には関係ないと思われたらその中身までは見てもらえなくなるというデメリットもあります。

なので、社外向け資料の場合には敢えてキャッチーな主題や起案理由だけに留めるというテクニックも使い分けています。

 

(2)仮説・検証は必ず入れる

続いて起案した事項についての仮説や検証データなどを必ず入れます。

「〜だと思います」や「〜と言われている」みたいな表現は「何を根拠にそう思うのか?」や「一体何人がそう言っているのか?」というところが不透明な為、果たして信頼できるデータなのかが全く分かりません。

なので自分で調べられる限りの検証データや仮説の根拠を必ず明記します。

 

(3)まとめは主観を交えて

資料というものはある意味で「まとめた人の思いを形にしたもの」だと言えます。たとえやらされたものだとしても、必ず作った人の色が出る…人となりが資料にはあらわれるのです。

 

かくしてもその人間性が出るのなら…まとめくらいは自分の主観を織り交ぜて書いてもいいのでは?と考えています。

例えば、「この起案内容を実行することで、現時点の問題点だけでなく、中長期的に〜の分野にまで効果的な結果を出すことができると私は考えています」というような感じです。

可能性があり、自分としてはそこまでの効果にも期待しているという、自分の熱い気持ちを入れることで、その資料が一気に熱を帯びてくると考えています。

 

うまい資料作りは…

photo by a4gpa

資料作りが上手くない…苦手だという人は、僕のやり方ではありますがぜひ参考にしてみてください。

本当に上手くなるためには「自分がいいなと思った資料の作り方を真似て作る」ことと「たくさん作る」ことです。そして…一番のオススメは…「過去に作った資料を見直してみる」こと。

その時は「なかなかいい資料ができた」と思っても一ヶ月後とかに見直すとイマイチだったりすることがあります。一ヶ月後だと手直しできないことが多数ですが、その経験が次に作る資料に活かされるのです。

 

資料作成に苦戦している人の助けになれば幸いです。

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