これで君も片付け上手！？片付かない机を片付ける簡単なルール作り

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「仕事ができる人の机は必ずと言っていいほどキレイである」という話はよく耳にするのではないでしょうか？
いろんな成功者の本などでも「片付け」については書いてありますね。

しかし、そうはいってもなかなか片付けができないという人もいますね…僕もその一人でした。

今回僕が実践している片付け術についてすこしまとめてみました。「片付けたいなぁ～」と思っている人は実践してみて下さい。

ルールを設定することが大切！

片付けができない状況はどういう状況か？まずこれについて考えてみました。

僕の場合は「めんどくさいからとりあえず…」という状況が結果的に机がごちゃごちゃになっている元凶でした。

業務を進めていくとたくさんの書類やFAXなどいろんなものが舞い込んできます。また作成した資料や人から回ってきた回覧物なども…こういったものをどんどん保留しておくとあっという間に溜まってしまいます。

なので僕は以下のルールを設定しました。

その日の最後に取捨選択をする

まずはその都度やるのは大変なので「その日の最後」にはかならずいるものといらないものを整理することにしました。

1日単位ならそんなにたくさん物が溜まるわけではないので5分～10分もあれば整理できます。これを徹底してやることにしたのです。

ここで問題になるのは「必要と判断したものをどこにしまうのか？」ということです。しまう場所が決まっていないと結局また煩雑な状態になってしまいます。

よく見るのがファイルをたくさん使っている人です。とりあえず必要そうなものはそれぞれの種類別にファイリングしておくということですね。

この方法が悪いとはいいませんが、その都度「これはどの種類のファイルだ？」と考える必要があります。

また書類によっては「これはプロジェクトA関連でもあるが、Bにも流用できるな…」というような「属性が2つあり分類分けが難しい書類」というのもあると思います。
こういった書類をそのときはプロジェクトAと判断してAのファイルに閉じておくと、また別の日にはBのファイルに…とわからなくなってしまうのです。

こういった事故を防ぐために僕は閉じるファイルを2つに絞りました。

ひとつはミーティングなどで使用した資料。もうひとつは「それ以外」です。会議やミーティングで使用した資料は重要度が高いと判断したのでこれは別ファイルに。それ以外はあえて分類分けするまでもないかなぁと思っています。

また新しいものから順番に上になるようにしているのでファイルがいっぱいになったら下の古いものは捨てます。

ファイルがいっぱいになるくらいまで見なかったものはおそらくその後も見ないだろうという判断です。これは「超整理法」の押出ファイリングの手法に則ってます。