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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

メール見ない人はたとえLINEだろうがチャットだろうが見ないものは見ない!

My mind My mind-持論

mail

日本のビジネスシーンではまだメールでのやりとりが多いということは言うまでもありません。
徐々にチャットサービスを使って情報をやり取りするということが認知され始めていますが、まだまだだといえるでしょう。

そんななか、利用する側の私たち人間においてもっとも重要なことは「確認」という作業です。
メールでもチャットでも…確認することからコミュニケーションが始まるのです。

届いているから返信できる

メールは送る側から見たら「一方的に送信するだけのもの」ということではありません。

メールをするからにはこの情報を知っておいてもらいたい、またはこの情報に対して返信をもらいたいといったなんらかの「意図」を込めて送信しています。

しかし、メールを受け取った側の人間に「確認する意思」が低かったら、この送信側からの「意図」は伝わらないのです。

 

例えば10件メールを送ったとします。
この10件のメールに対して10件の返信を送ってくることがベストか?ということですが、これは人によっては「要件をまとめて返信する」というような工夫をしたりするので必ずしも10件返信があるとは限りませんよね?

ただ、送信側の10件の「なんらかの意図」に対しては返信回数は少なくても、その返信内容には「意図を汲みとった」意思を添えて返信しているのです。

つまりコミュニケーションが成立しているということ。
コミュニケーションはキャッチボールです。こちらが投げたボールを投げ返してくれるからコミュニケーションが成立する。

メールというツールはあくまでも「コミュニケーションの手段」であり、目的ではありません。
メールを送ることがゴールではなく、メールを用いて自分の意図を伝えること、そしてそれに対しての相手の意思を確認することが目的です。

 

ここの手段と目的があいまいになっているがゆえに、「コミュニケーションの円滑化のためにチャットで連絡をするようにしよう」などといった短絡的なツールの変更をするケースがあります。

そもそもがコミュニケーションの必要性をしっかりと理解していない人がツールを変更したところで、結果として「確認作業」を徹底することなんてありえません。
だってその人にとってみれば「この作業」の重要性が理解できていないのですから…メールやLINEを既読にはするが頭にはまったく入っていないというのも同じことです。

 

コミュニケーション手段の種類と重要性を理解しよう!

Statewide Radio Communications Announcement

メールやチャット、LINEなどなんでもいいのですが、メッセージを送って返信がないという人には「コミュニケーションの重要性」を再度理解してもらいましょう。

「メールをちゃんと見ろ!」

と指導するのは簡単ですが、なぜ見ないといけないのか?どういったメッセージに対して敏感に対応し、そして自身の意思を伝えることが重要か?というような視点で指導をしないと「言われたから見た」「怒られるから返信した」というだけになってしまいます。

 

コミュニケーションの重要性、それを実行するためのツールの存在意義をしっかりと理解していない人は、いつまでたってもどんなサービスを使っても「確認しないものはしない」という結果となるのです。

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