Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

メールでの報告連絡はもう限界だと思う。

メール大量の時代

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僕は毎日たくさんのメールがきます。もちろん仕事関係のメールです。お客様からのメールや会社のメンバーからの連絡メールなどです。また、僕から上司への報告としてメールを送ることも多々あります。

しかし、連絡すべきことが増えてくるとメールだけでは物足りず、機能的にも不十分だと感じるようになりました。

 

メールの問題

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メールというものは非常に有効な連絡手段だと思います。遠くにいる誰かに連絡を取りたいと思ったら「電話をする」か「メールをする」かのどちらかというのが現状の選択肢です。電話は相手の時間に割り込んでいく行為ですが、メールは相手が自分の都合が良いタイミングで確認できます。

 

これはメリットでもありますが、デメリットでもあります。

「いつでも対応できる」ということは「後回しにされる可能性がある」ということです。メールには気づいているが今忙しいからとりあえずおいておく…するとそのまま忘れてしまうなんてことはみなさん経験があるでしょう。メールを送った側は「忙しいからまだ見てくれてないのかな?」と思い、相手が忘れていることに気づかず、待っている間やきもきした気持ちになります。

 

なのでメールを見たかどうかが一目で確認できると安心です。既読になっているけど返信がないということなら「忙しいんだろう」と判断できますし、「見てはくれている」とわかるだけて安心感はあります。最近流行りのLINEなんかは読んだら既読という表示がされますよね。

 

次に問題なのはやり取りがわからなくなるということです。何度かメールのやり取りをしている。しかし、その間も別のメールが来る…こうしてやり取りの中に別のメールが混ざり込んでわからなくなってくるのです。また、これはあとからやり取りを探す時にも障害になります。

特定の人とのやり取りが個別にまとめられているならこんなことになる心配はありません。

 

この2つの問題を解決するためには別のツールを使う必要があります。 例えばメッセンジャー系のサービス、skypeチャットやYahooメッセンジャーなどのツールです。

僕がオススメしたいのは「ChatWork」というウェブサービスです。これは個人間のやり取りだけでなくグループを作って複数人のやり取りを管理することもできますし、またやり取りの中で発生したタスクの管理もできます。

クラウド型ビジネスチャットツール|チャットワーク (ChatWork)
新時代コミュニケーション

パソコンからはもちろんスマフォのアプリもあるので外出先からでも問題なく使えます。

チャットワーク - iPhone/iPad版 1.0.8(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
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入れ替えではなく「補完」

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ここまでメールの短所を書いてきましたが、メールがダメという訳ではありません。現状の中でメールが担っている役割が増え過ぎているので機能を補完してあげるという考え方です。

いままで通りメールでやり取りすることに加えて「特別なケース」、ここでいうと特定の人との連絡や必ず読んだかどうかを確認したい事項などをやり取りするのには別のツールを使っていくということです。

 

こればかりは自分一人が導入しても意味がありませんのでちょっと導入についてプレゼンをしないといけないなぁと思っている次第です!

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