やらなくてはならないことだけ書き出した手帳…

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お客さんとのアポイント、期日が決まっている資料作り、そのためのタスクといったさまざまな「やること」に私たちは囲まれています。

この膨大な「やらなくてはならないこと」を忘れないように手帳やWEBサービスなどに書き出しておくというものが「スケジュール管理」や「タスク管理」だと思っている人がいます。

確かにこれらの行為はスケジュール管理やタスク管理の「一部」ではありますが、その本懐が抜けています。残念ながらこれでは足りないのです。

第二領域が足りない！

7つの習慣を読んだことがある人ならタイトルを見ただけでわかるでしょう。

7つの習慣-成功には原則があった!

7つの習慣では物事の緊急度と優先度から属性を4つに分けています。

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やらなくてはならないこととは概ね「第一領域」に該当するものだと思います。

重要度もあるが緊急度も高い。だからなにを差し置いてもやらなくてはならないのです。

「やらなくてはならないからやる…なにが問題なのか？」

こう考える人もいるでしょう。

そもそも「やらなくてはならないことが多くなることが問題」なのです。

締切直前までやらずに置いておく、やるべきことについて一度でも考えておく…そういった工夫をせずに短絡的に考えていると追われるようになるのです。

では、どうしたら良いのか？

簡単です。
「やっておくべきこと」も忘れずに書き出しておくということです。

スケジュール帳にはやるべきことはしっかりと書いてあるが、やっておくべきことは書いてないという人が多い。

やっておくべきこととは「近々くる締切に向けて準備しておく、やり終えておくこと」と言えます。

これを考えずに行動すると、思ったよりも進捗してないと気づき、慌て始め、そして結局締切直前にバタバタとやる…つまり「やっておくべきこと」が「やらなくてはならないこと」に変わっていくのです。

スケジュールには第二領域も！

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このように第一領域だけで埋まっているスケジュール帳や第一領域だけについてしか考えていないタスク管理は結果として「追い込まれた局面」をクリアする手法でしかない…

第一領域だけじゃなく第二領域もちゃんと書き出し、管理することで自然発生的な第一領域を減らしていくのです。

これがうまく回るようになればさらに空きができるようになる…そうしたら「趣味などといった、あなたの人生を豊かにする」何かをスケジュール帳に書くようにしましょう。

こうしてスケジュール管理、タスク管理においては第二領域をしっかりと組み込むこんでいくことが重要です。