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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

パソコンに詳しくなるには?苦手だと言うことは「逃げの一手」でしかない!

成長・自己啓発 成長・自己啓発-スキルアップ

BabySmash(ed)!

会社でExcelを使って作業することがとても多い私です。
また、Excelだけではなく、ブラウザを使って作業することも多いです。

つまり、パソコンを使って作業をすることが多いということです。これは現代のビジネスマンなら当然といえば当然のことでしょう。
今の時代、パソコンを使わないと仕事なんてできません。

 

その重要なツールであるパソコンがどれくらい使えるか?によって効率が全然違ってくるというのも事実です。

そして私はよく「どうしてそんなにパソコンが詳しいんですか?」と聞かれることがあります。この質問はとても回答が難しく、いつもなんて回答するのが正解なのか?と頭を悩ませているところです。

しかし、先日システムエンジニアの友人と酒を飲んだ際に「やっぱりそうだよね!」っと納得したことがあったので今回はそれについて書いてみます。

パソコンができない人って?

まずパソコンができるようになるためには、いわゆる「パソコンができない人」というのはどういう人を指すのか?を確認してみましょう。

昨今、学校でも最低限度のことは習っています。WordやExcelを触ったことがない、インターネットを見たことがないなんて人は20代の人にはいないでしょう。
それくらい当たり前のようにパソコンは日常にあるのです。

 

それでもできない人がいるのが事実なのですが、ここでいう「できない」というのは全く使えないという意味ではなく、必要最低限のことはできるが、それ以上のことはできないという人を指します。

同じものを作るにしても…例えばExcelで表をまとめるとします。最後の列には前までの列の合計を表示させたいという場合、普通は「SUM関数」を入れます。
でもある人は例えばA1〜A5までのセルを足し算するとして「=sum(A1:A5)」と入れればいいところを「=A1+A2+A3+A4+A5」と入力します。

結果はもちろん同じです。だから「何がいけないの?関数なんか使わなくてもいけるじゃないか!」という発想になります。

 

上記の例は「回答は一緒だが、拡張性がない」という致命的な弱点があります。
例えばA1〜A5までの範囲だけでよかったが、A1とA2の間に新しいセルを追加する必要がでたとします。

関数で入力していた場合はあくまで「A1からA5」までの範囲と設定してあったため、その間にセルが追加されても「範囲内に数字が増えた」と判断してくれ、追加したセルの数字も合計にカウントしてくれます。

それが「A1+A2+A3+…」とセルを個別で足し算していく場合、追加したセルは「数式内のどこにも記述がないセル」ということになるので数式自体に追加したセルを入れないと合計に反映されません。

 

このケースで言えば、関数を使えばセルを追加するだけで済むところが、

 1. セルを追加する

 2. 数式に追加したセルを記述する

という一手間が増えるため単純に作業時間が増えることになります。
関数を使うか使わないか?を結果という部分だけで見た場合には同じですが、今後のデータが追加になった場合のことまで考えて作ると間違いなく効率は上がるはずなのです。

 

できない人の共通点は?

できないといえど最低限できる人だけでど「いわゆるできない人」に分類されるのはこんな人という話をしましたが、そういう人に多い共通点があります。

それは…「調べない!」ということ。
自分の力でできないことを調べようという意識が薄い人が「できない人」には多いのです。

 

例えば「Aという商品を購入したお客さんだけの数を数える」ということをやる場合、countif関数を使えばすぐに出せますよね?
でも私の周りにも非常に多いのですがExcel画面を見ながら「1・2・3…」と数えているんです!

  • 数え間違いしたらどうするの?

  • データの量が膨大になったらどうするの?

  • データ追加したらそのたびに数え直すの?

やってやれなくもないですが、ミスの可能性や手間を考えると絶対に関数使ったほうがいいに決まっています。

 

こういう時に「なんか条件つけて数を数えることとかできないのかな?」という疑問について調べてみるとすぐにcountif関数の存在には気付けるはずです。
こんなにインターネット上にいろんな情報があるのですから、必ず調べれば最適解でないとしてもヒントとなることは出てくるはずです。

こうして得た知識が別の作業をするときの助けとなり、効率アップへと繋がるのです。

 

興味がないことが致命的なこと

ある程度できるけど、それ以上はできない。できないことがあっても調べることもない…こういったことはなぜ起こるのでしょうか?

これがシステムエンジニアの友人とも合致した意見なのですが、「興味が無い」ということなのでしょう。
例えば上の例のように「条件にあったデータの個数を数える」ということは「やらなくてはならない業務」だから数えるのでしょう。業務を遂行する上でパソコンについて全く興味が無い、ただ使っているだけという人からしたら、結果が同じになれば過程がどうなっていようが構いはしないのです。

興味があれば「毎回数えるのはしんどい…Excelならもっと簡単にできる方法があるのではないか?」という発想につながるものだと私は考えています。

私自身も別に誰かに教えてもらったわけでもないでもないのですが、やはり自分で「こういうことはできないのか?」と興味を持って調べたことで知識が身についてのです。

 

あなたは大丈夫ですか?

Broken PC

今回はExcelを例にして説明しましたが、パソコン関連の知識全般に言えることでもあります。

仕事で使うツール、苦手だ!嫌いだ!ということは構いません。
ですが「苦手だからといって、やらなくてもいいか?」というとそれは話が別のこと。生産性向上するためにも自身の努力で改善できる「パソコンスキル」は決して軽んじることのできない重要なビジネススキルだと私は考えています。

 

「いや〜、パソコン苦手で!」っと言っている人。その言葉はただの「逃げ」にしかなっていないということに気づくべきです。

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