１日の初めにしっかりと時間割を組む

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社会人のみなさんは毎日決まった時間に出社して、その日の仕事をやり、そして帰宅するという「ルーチン」をしているはずです。きっちり毎日が同じペースというわけではないかもしれませんが、大筋では変わらない日々だと思います。

しかし、急な仕事の飛び込みなどで急遽予定を変更しなくてはならない…または予定していた時間よりも遅くなってしまうなどのハプニングもあるでしょう。

そんな時「時間割」をしっかり組んでいれば、そんなに大きな予定のズレは出てきません。

時間割という言葉は学生の時には馴染みのある言葉でしたよね。１時間目が国語、２時間目が英語などのように各科目をバランスよく配置していく…「１日を小さなコマに分けてそれぞれのコマ毎の予定をバランスよく決める」のが時間割の概念です。

これは仕事でも応用することができます。

僕の仕事は営業です。例えばお客様に連絡を取るとしても朝の早い時間帯はお客様も朝礼や夜に発生した仕事などをされているケースが多いので午前10時以降に連絡を取るようにしています。

そうすると、僕は出社してから10時までの1時間程度は事務処理業務に専念すればいいわけです。このように「この時間帯は基本的にこの業務しかしない」というふうに時間ごとに業務予定を決める…そう、時間割を作るのです。

時間割ができれば、飛び込みの仕事が入ってきた場合にも「この時間にこれをやるのでお客様に返答できるのは○時ごろになりそうだ」という予測が立ちます。さらに「今日これをやると○時ごろに終わりそうだ」という終了予定も立てやすくなります。

この「時間割を作る」作業は前日の夜か当日の朝にしっかりと時間を取って組むようにすると効果的です。時間割を書くのは紙ベースでもなんらかのWEBツールを使うのでもなんでも構いません。僕は紙ベースで日々の時間割を作ってます(クローズドリスト的な意味も含めて)。

日々の業務ではやるべきことはかなりの量、わかっているはずです。そのわかっていることを細かく区切った時間ごとに割り振っていく…そうすることで頭ではわかっていたことを「見えるように」するのが時間割の大きな効果だと思います。

自分の時間の使い方が非効率的だと感じている人は、一度時間割を組んでみることをお薦めします。

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