問題を感じるなら変えるべき！タスク管理の手法を変えることにしました ～第二章～
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昨日の記事でタスク管理手法について再度見直すことにしたという話をしました。
早速その内容をまとめていきたいと思います。
今までの運用方法の見直し
まず最初に今までやっていたことをやめようと思いました。
僕がそれまでのタスク管理で行なっていたこととして「作業時間の計測」というものがありました。
タスクに見積り時間を設定し、その見積りと実績との差を明確にしようと思って実施していました。ここで活躍していたのがToodledoと同期できるiPhoneアプリTaskPort Proでした。
このアプリで朝イチToodledoに登録しているタスクを同期し、タスク実行時にTaskPortでスタートボタンをタップして時間の計測をしていたのです。
しかし、この時間の計測が実はそんなに機能していませんでした。
実際に僕の業務は見積りが立てづらいものが多いのです。多くのタスクが可変的なもので、例えば「原稿修正」というタスクひとつを取ってみても、その修正内容によって10分のものもあれば1時間のものもある…ボリュームまではその時にならないとわからないというのが現実でした。
なのでほとんどの場合が見積もり通りにならない…圧倒的に早く終ることもあれば遅く終わることもあるということを繰り返していました。
実績時間を計測する大きな目的は「時間を意識することで作業効率をあげる」ということだと考えていました。しかし僕の仕事で一番多い業務のひとつでもある「原稿修正」については時間の計測ではあまり効率アップにはならないのです。
逆に時間の計測によってわかったこともたくさんあります。原稿修正以外の業務はほぼ毎回そんなに実行時間に差がないことも判明しました。これらは今までの見積もり時間を修正するだけで問題ありません。
時間を見積もりし、その日の予定終了時間を把握する。実績時間を計測し、見積もり時間との差を把握して「どこかに改善点はないか？」とチェックする…これがTaskPort とToodledoを連動させたタスク管理手法のキモです。
前回の記事でも書きましたが、僕の仕事は決まった業務が多い。つまりチェックリストとしての機能があれば事足りるというものが多いのです。
さらに今までの時間計測のお陰でチェックリスト自体の見積り時間にほとんどブレがないことが判明したのでこれ以上時間計測をするメリットを感じなくなったというのが今回この手法をやめることになった理由です。
時間を大枠で捉える
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じゃあ、いままでやっていた時間の計測をしないのか？というとそうではありません。いままでは「ひとつのタスクごとに時間の計測をしていた」のですが、今後は「大枠で時間の計測をする」という形に変えたのです。そこで活躍しているのが「iライフログ」というiPhoneアプリです。こちらについても以前の記事にまとめてます。
超絶使いやすいライフログアプリiライフログの使い方を若干変えてみた - Getting My Life Better
営業職である僕の場合、一番力をいれなくてはならない業務は「営業行為」になります。限られた就業時間の中でどれだけ営業行為に使う時間が取れるか？これが大きなポイントです。
もちろんそうはいっても「事務作業」もあります。なので時間の計測を「営業行為」「事務作業」という枠で計測することにしたのです。
その上でチェックリスト化した業務をしっかりと見積もり、その見積りと大枠の時間計測にブレがないかを調べるという方法にしました。
この方法の大きなポイントは「事前に約束が必要」ということです。
さて、では「事前約束」についてはまた明日の記事でまとめていくとしましょう。
