あなたは本当に正しいスケジューリングができているか？

スケジュールを立ててますか？

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日々忙しく働くみなさん、スケジューリングの大切さというのは嫌というほどわかっているのではないでしょうか？このスケジューリングがうまくいかずにバタバタとやることに追われているという人を僕も周りにたくさん見ます。

では、正しいスケジューリングとはどういうものなのでしょうか？僕の考えをまとめてみました。

スケジュールは約束！

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国語辞典で調べると「スケジュール＝日程、予定」とでます。日本語の方がわかりやすいですよね。つまり予定とは「予め定めている行為」ということです。未来に「これをやる！」と決めた自分との約束なのです。

もちろん「●●さんに会う」「会議に参加する」という他人との約束というものもありますが共に予め決めていることという共通点があります。

スケジューリングがうまくいかない典型的なパターンは2つです。

ひとつは「飛び込み仕事が多い」ということ。しっかりとしたスケジューリングができていても予想外の飛び込み仕事が多すぎるとせっかく立てたスケジュールも破綻してしまいます。これを防ぐためには「飛び込み仕事をその日にしない」とクローズドリスト化するか「飛び込み仕事をする時間を予め用意しておく」かのいずれかしかありません。

つまり飛び込み仕事に左右されないような工夫が必要ということです。

もうひとつは「約束を守らない」ということです。多くの方がこのパターンでスケジュールを破綻させていると思います。

「10時から11時は事務作業をする」とスケジュールしているとしましょう。しかし予定していた事務作業が時間までに終わらなかった。「この作業は終わらせて次にいこう！」と、作業を継続してやり続ける…一見効率的なようにも見えますがその後の作業がどんどん圧迫されている状態です。つまりその作業は効率的なのかもしれないですがその後の作業が非効率になっているのです。

なので後になって「ここまでにこれが終わってるはずだったのに、終わってない…」という気持ちになるのです。

正しいスケジューリングは「その時間になったら途中でもやめる」ということです。そして途中になってしまった作業をどこでやるかを考えることが大切なのです。