初めてやるタスクが予定通りに終わらなかったことを振り返ると2つの要因が見えた!
タスク管理における重要な要素は「そのタスクの完了予測時間」だと私は考えています。
何をやるのか?はわかりやすいですが「どれくらいで終わりそうか?」というのがわかっているとわかっていないのではタスク管理の意味が大きく違ってきます。
先週のこと、私はこの「完了予測時間」を誤ってしまったことでタスクスケジュールが大きく崩れてしまったのです。
なぜそのようなことが起こってしまったのか?を記録のために残しておきます。
大きな要因は2つだった!
タスクの完了予測時間を大きく読み誤ったのには2つの理由があったとあとから判断できました。
ひとつは仕方がないような気もしますが、もう一つは身から出た錆とでもいいましょうか…
要因1 初めてやる業務だった
これはなんにでも言えることですが、初めてやることは予測時間を立てにくいものです。
手順がわかっていない場合は最適な手順ではないことで巻き戻しが起こったりと手間がかかったりします。
作業手順がわかっているとしても実際に作業自体をやるのは初めてなので思いの外時間がかかったりします。
初めての作業をする場合は「これまでの経験で」まずはどの程度時間がかかるか予測します。つまりこの時点での完了予測時間は「仮定」です。
そして作業を実施していく中で作業時間を「下方修正:つまりもっと時間がかかると判断し、予定時間を増やす」や「上方修正:つまりもっと早く終わると判断し、予定時間を減らす」ということをやっていきます。
つまり初めての作業をやるときには「予定完了時間 プラス バッファ時間」が必要となるのです。
もしかしたら作業が伸びてしまうかもしれない…そのために予想完了時間プラス30分とるなどの工夫をしておくと安心です。
もちろん私も今回そうしていたのですが、問題は「予測を大きく下方修正しなくてはならなくなった」ことでバッファ時間では足りなくなってしまったことです。仮の話ですが、30分のバッファを取っていたとしてら、今回は3時間は予測がずれた!みたいなことが起こりました。6倍もずれてしまったらそれはもう大問題です。
初めてに作業ではあったのですが、やることが単調なのと特に難しいことはないので「まあすぐにできるだろう」と甘く見積もってしまいました…単調・簡単な作業ではありましたが分量が多すぎて時間を大幅に延長してしまったのです。
要因2 体調不良が影響した
次の要因は自分のせいですが、先週1週間、ずっと体調不良でした。
そのせいか作業スピードがあがらず、これも予測完了時間を下方修正せざるを得なかった理由となりました。
なんでもそうですが、やはり体調が良いほうがあきらかに作業ははかどります。
タスク管理と体調管理、どちらも大切なのです!
なんとかやり終えたけど…
私は「仕事には必ず後工程がある」と考えています。
私の仕事のあとに誰かがその結果を踏まえて作業することがある…だいたい仕事上のタスクってそうではないでしょうか?
今回の仕事ももちろん後工程がありました。なので後工程のことを考えるならもっと早くに作業自体を終えておくことが重要でした。ですが今回は本当にギリギリの提出となり、後工程を担当する上司にも時間的余裕を与えることができなかったという反省があります。
初めてやる業務の完璧な予測時間把握はもちろん難しいのでしょうが、そういう業務はもっと余裕を持って始められるだけの普段から余力があればよかったというのが今回の反省です。
良い経験をさせてもらいました…