クラウドツールでタスク管理しているが「付箋」はいつも手元に置いておきたい!
私は何度も記事に書いている通り、Toodledoを使ったタスク管理で普段仕事をしています。スマホからも見れて全く問題なく仕事ができているのですが、「付箋」というアナログツールもばかにはできません。
基本的にタスク管理・スケジュール管理はすべてクラウドツールの私が「付箋」を使う理由について書いていきましょう。
付箋を使う理由
メモでもなく、スケジュール帳でもなく「付箋」です。
付箋であることが非常に重要です。ポストイットがもっとも使いやすいのでそれを常備しています。以下に目的を記載していきましょう。
基本の使い方はメモのため
メモは「その瞬間には必要だが、長期的に保存しておく必要がないもの」という分類で考えると付箋くらいのものに書いておくのがちょうどよいのです。
要件が済んだらすぐに捨てればいい。非常にかんたんなことです。
メモに書いておくことの代表といえば「伝言」ですね。伝言は相手に伝えてしまえばその役割は終了します。
例えば電話の取次などの伝言の場合、相手に要件を伝えればそのメモには用はありません。
電話の取次などは相手の会話をメモることになるので基本「乱筆・乱文」だと思われます。なので相手にメモ自体を渡す場合は書き直す必要があるでしょう。私の場合は基本的にメールで相手に送るようにしているので書き直すための付箋は必要ないです。
今すぐはできないけど、今日中にはやっておかなくてはならないタスク
今作業中で今すぐにはできないけど、今日中にはやっておかなくてはならないタスクが急に発生することがあります。
その最たるものが「上司からの依頼、部下からの依頼」です。
上司から「ごめんけど、今日中でいいのでこれやっておいてくれる?」というようなもの。すぐにタスク管理ツールに落とし込むのでもよいのですが、そのためにわざわざスマホやパソコンを…というよりも付箋にぱぱっと書いておいたほうが間違いがないです。
忘れるわけにはいきませんので「何かしらにメモっておく」ことは必要ですが、これもその事案が片付けばその後の管理は不要ですので付箋くらいでちょうどよいと思います。
クラウドツールを使うようなタスク管理の目的は?
クラウドツールを使ってのタスク管理は「振り返りができる」ということだと思います。どんなことに時間を使ってきたのか?どんな作業が多いのか?こういったものをあとで振り返りをすることで発見できれば、自分がどんなことに時間を取られて、そして本当にやるべきことに時間を使えているのか?が明確になります。
基本的に仕事は「緊急度の高いこと」に振り回されがちです。なので重要度の高いものがどうしても後回しにされがちです。それを把握するのがタスク管理だと思います。
基本的に「緊急度しかない」ような伝言や上司からの依頼といったタスクは「付箋」くらいの管理がちょうどいいと私は考えています。