Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

ペーパーレスまではまだまだ遠い…紙の資料をあなたはいつまで残しておく?

Papers

会社勤めの方のみならず、個人事業者の方も変わらず日常には様々な「業務上の紙資料」があります。

こういった紙の資料はなかなか捨てることができないという方も多いのではないでしょうか?私もものによっては直近1ヶ月分くらいだけ残しているが、なかにはなかなか捨てられないという資料もあります。

ファイルに入れて整理はしていますが、やはり「捨てるということ」について考えなくてはなりません。

残しておく意味を考える

そもそも資料を残しておく意味は「後で見返すため」ということです。しかし実際には見返すでしょうか?

例えば毎月行われる会議の資料。
定期的な報告データをまとめた資料なんかは、毎月最新のデータが会議で配られるので先月の資料を見返すことはほぼありません。

このような「定期的に刷新される資料」は残しておくことになんの意味もありません。すぐに捨ててしまいましょう!(機密データのあるなしに関わらず、会社の書類はシュレッダーを使うのが常識です

 

私にとってもっとも捨てづらい資料は「プロジェクトに関する資料」です。

これまでもいろんなプロジェクトに参加しましたが、その際に配られた(または自分が用意した)資料はなんだか捨てづらい!でも正直持っていても見返すことはほとんどなく、無駄なのも事実です。

 

この「とりあえずとっておきたい」という心理を踏まえて、それでも紙資料を処分したいという欲求を満たすには「紙資料をスキャンしてデータ化する」という対処方法があります。

Scansnapのようなドキュメントスキャナならあっという間に紙資料をデータ化することができますが、iPhoneのスキャンアプリでも充分その用途を満たすものもあるでしょう。

スキャンしたデータはEvernoteに保存するのがよいでしょう。
EvernoteならスキャンしたデータをOCRしてくれますOCRとは画像内の文字を文字データとして認識する技術です。これにより画像内の文字も検索対象にできるのです)。

「そういえば、いつぞやの会議で◯◯について話したな…」

なんて時でもOCR化された画像データなら検索で探すことができて便利です。これが紙の資料ではできないデータ化のメリットです。

 

思いっきりが大切!

Finally found the time to process all the papers marked "save for later" throughout the year.

紙として残すのも、データ化して残すのも、いずれにしても紙なら収納するスペースを、データならHDDまたはクロウドストレージ の容量を消費しますので、できればやはり思い切って処分する方がよいのです。

ペーパーレス化はまだまだ難しいのでやはりまだまだしばらくは紙書類の管理が必要でしょう。潔く処分することを第一として、なかなか捨てられないものはとりあえずデータ化しておくのもひとつの手段でしょう。

広告を非表示にする