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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

メール9割以上、chatwork1割未満のコミュニケーションを効率化する方法はあるのか?

photo by kawanet

私の会社では報告や連絡はメールで行うのが普通です。

そのため毎日結構な量のメールが来るのですが…まあ、埋もれてしまいがちです。

一部のグループとはchatworkを利用してやり取りしてますが、こっちの方が使いやすいと私は感じています。

このメールとchatworkの共存状態をどう効率化するか?を今考えています。

チャットの良さを活かす!

chatworkは個人への書き込みだけでなくグループを作り、参加メンバー全員にメッセージを書くこともできます。

これはメールでいうところのメーリングリストのような感じですかね。

必要な集団に向けてグループを作っておけば簡単に共有することができます。

 

私が考えている使い方とは、一定の報告はメール送信したら同時にchatwork内のグループにも投稿されるようにするというものです。

また、ある特定の人物、特定条件のメール内容の場合にはこちらもグループに投稿するというようなものですかね。

 

メールっていうものを思い返すと「なんとなくこんな感じの内容」と「誰から送られてきたか?」くらいの情報しか記憶に残ってないものだと思います。

あとで検索をしようと思った際には「あの人から来た、あの内容の…」という感じで探しているのではないでしょうか?
chatworkは人物ごとのチャットルームがありますのでそこにメール内容を入れておくとあとで検索しなくてもわかるのではないか?と考えているのです。

メールはメインでGmailを利用しているので条件に該当する場合はラベルをつけるなどの処理は簡単です。

条件に合っているメールをchatworkへ送るにはZapierというWEBサービス連携ツールを使って行います。
このツールを使えば「メール→chatwork」は完成します!

 

さて、ここから更に私はこう考えました。

「自分がchatworkにした投稿をメール送信できないか?」

つまり、先ほどの逆「chatwork→メール」ということです。
上記のZapierは「〜したらchatworkに投稿する」ということはできるのですがその逆は対応していません。私が知る限りではこの動きはできないと思います。

そりゃそうですよね…メールからの卒業を促すサービスであるchatworkなんですから…しかし、私の会社のように一部ではchatwork利用ができているが、概ねメールというケースでは「chatwork→メール」や「メール→chatwork」といった変換も必要なのです。

 

メールに変わるツールの普及は難しい…

photo by Zanastardust

chatworkだけでなくslackといったもの、プロジェクト管理ならasanaやproducteevといった便利なツールはたくさんありますが、利用してほしい人数が多いとそれを浸透させるのがなかなか難しいです。

メールに変わる革新的なツールがなかなか出てこないのはツールの問題ではなく、こういった「ユーザー側の抵抗」というものもあるだろうと思います。

 

何はともあれ、私個人で工夫できることなら、より効率の良いコミュニケーションの方法をと探しているところです。

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