Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

タスク管理ツールは無骨だがリピート柔軟性の高いToodledo以外に今のところ選択肢はなし!

photo by Paco CT

タスク管理ツールとして現在Toodledoというサービスを利用しています。

このサービスは完全英語(なぜかiPhoneアプリは日本語対応)であり、UIも無骨なイメージで正直とっつきにくい感じがしますが、使い込むと「こりゃやめられない」と感じられるくらい便利なサービスです。
ちょっと変わった運用方法を私はしていますが、このサービスなしでは私のタスク管理は成り立たないでしょう。

柔軟なリピート設定が最大の魅力

Toodledoでの最大の魅力は「柔軟なリピート設定」にあると思います。

タスク管理をしていて思うことは「ルーティンタスクの多さ」だと思います。ルーティンタスクを設定するにはこの柔軟なリピート設定は重要な機能となります。
これをいちいちタスク管理ツールに落としこむことをしない人もいらっしゃるみたいですが、重要な事を忘れないように「重要な事だけ」をタスク管理ツールに入れるのは大きな間違いです。

実際には重要なこと以外にもやることはたくさんあるのですから、それ以外のタスクもしっかりと管理しておかないと結局は「重要なタスクをやる時間が確保できない」ということになるのです。

 

そういうわけでは私はタスクはルーティンも含めてすべてToodledoに入力しています。
すべてのタスクを入力しているという状態だからこそできるのが「タスクシュート方式」での運用です。

すべてのタスクに見込み時間を入れておくことで、だいたいの作業終了予測時間がわかるようになるのです。

 

柔軟なリピート設定により、たとえは「第二水曜日に実施すること」「平日のみ実施すること」「月・木・土にすること」などはすべて自動でリピート設定されるので、今日タスクが完了したらちゃんと次のタスクが作成されているのです。

これにより自動作成されたタスク(つまりルーティンタスク)が翌日の予定組みの際にはすでに入力されている状態なので、明日の作業見積もりをする際にも「どのタイミングならこの重要なタスクを実施できるのか?」がすぐにわかるのです。

 

合わせて私はGoogleカレンダーに入力したアポイントについてもToodledoにタスク作成されるようにZapierというサービスを使っています。
これによってアポイントともToodledo側で見積もり時間を把握できるようになることで、Toodledoを見ればその日のタイムスケジュールが把握できるという環境を整えているのです。

 

私はこのようにToodledoをタスクシュート方式での使用に使っていますが、通常の単純なチェックリストとしての使い方や、GTD運用といったものまで本当に様々な利用の仕方ができるのでどんな職業の人でもうまく活用することができるのではないかと思います。

 

無料でも十分パワフルだが有料ならさらに強力に!

photo by ClaraDon

Toodledoは無料でも十分な機能を使うことができますが、有料になるとそのさらに強力な機能を使うことができます。

その一つが「サブタスク機能」でしょうね。
一つのタスクにひも付けて複数のサブタスクを作成できる…これなら大きなプロジェクト単位にするまでもないようなことではあるが、複数タスクを完了させないと完了にならないというようなものについても管理が容易になりますね!

私は無料で運用していますが、サブタスク機能はやはりあるといいな…と感じることが多く、そのために有料化しようかどうかといつも悩むところです。

 

様々なタスク管理ツールがありますが、かゆいところに手が届く感じの「Toodledo」を私はおすすめします。
ただ、最初に述べた通り、英語表記・無骨な仕様となかなか利用のハードルの高さを感じますが、使い始めたら間違いなく「便利なWEBサービス」だと断言できます。

※こちらの本が初心者にも優しいと思います。

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