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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

毎日大量のメールに埋もれている人にオススメしたい、「inboxゼロ」のメール運用術!

仕事術 仕事術-タスク管理 パソコン パソコン-パソコンテクニック

photo by xJason.Rogersx 私の会社では連絡手段として「メール」が基本的に使われています。
一部メンバーとは私が導入したChatWorkでのやりとりもしていますが、まだまだメールが主流です。

そのため一日に何十通、ひどい時には100通くらいメールが来ることがあります。メールの通知によって作業を中断されてしまう、もしくは集中力を奪われてしまう…そういったことも少なくありません。

私が実際に実施している「inboxゼロのメール運用」についてちょっとご紹介しましょう。

すぐに確認する必要があるものとそうでないものを分類する

メールは大きく分けて3つの属性に分かれると思います。

  1. 即時確認が必要だが、処理後は必要ないもの
  2. 即時確認の必要・不必要問わず、後からも確認したいもの
  3. 即時確認の必要はなく、処理後も必要ないもの

1つめの「即時確認だが、処理後は必要ない」メールはどのように扱うのが正解か?
これはもちろん「通知される設定」にしておくことが必要です。スマホ・パソコンのメーラーなど、プッシュ通知されるようにしておくことで見落としてしまうことを防ぐ。

そして処理してしまったあとはメールの受信ボックスにいつまでも残しておく必要はないため、さっさと削除・もしくはアーカイブしておくことといいでしょう。

 

2つめの「即時確認の必要・不必要問わず、後からも確認したい」メールについては基本的には通知する設定にしておいたほうがいいでしょう。
あとからも確認したい内容ということは一旦は頭に「あの内容のメールが来ていた」ということをインプットしておいたほうがいいはずです。

私の場合は確認後はこちらも受信ボックスに残っている必要はないので「参照」もしくは「対応中」というフォルダ(Gmailではラベル)に移動させます。

ここが重要です。受信ボックスからアーカイブするのではなく「別のフォルダ(ラベル)に移動させる」ということ。
あとで見る確率が非常に高いので最初からわかりやすいラベルをつけておくことで再読性を高める狙いです。

私の場合はすぐに対応しなくてもよいが実施しておかなくてはいけないメールについては「対応中」、何度か確認の必要性がありそうなものは「参照」というラベルをつけています。特に「対応中」のラベルのものはその粒度が大きければタスクとしてタスク管理ツールへ登録する必要がありますので重要です。

 

最後の3つめ、これについては「通知の必要なし」です。ですので通知はしない設定(Gmailであれば受信ボックスをスキップしてラベルをつける設定)にしています。これらのメールは時間が空いた時にでも見れば十分な内容であり、また長期保存の必要性もありません。

毎日・毎週頻繁に来る定期的なメールなどは受信ボックスをスキップし、それらのメール専用のラベルを付けて管理しています。
合わせて難易度は上がりますがGoogle Apps Scriptで定期的にラベルが付けられたメールを自動で削除する設定をしています(Gmailの受信ボックスの容量節約のため)。

 

このような運用方法により、基本的には毎日メーラーの受信ボックスにはメールが全く無い、いわゆる「inboxゼロ」を実現できているのです。 読み返したいメールは「参照」もしくは「対応中」のラベルを見れば概ねあります。また振り分け時点では後で読み返さなくても…と思いアーカイブしたメールも検索をかけて探し出すことができるので問題ありません。

 

メールが主流の方は使い方は考えたほうがいい。

photo by Sint Smeding

メールがまだまだ日本の会社(特に地方)では主力のコミュニケーションツールだと思います。

当たり前のように使っているけど、いつも「あれ~、あのメールどこ行ったか?」「なんかその件についてはメールもらっていたような…」みたいなことをしているとしたらそれはとても時間がもったいないことです。

ツール自体は変わらないかもしれませんが、運用方法が変われば同じツールでも効率を上げることができるはずです。
何気ない日常にこそ「改善のポイントがある」という視点でものごとを見てみる…メールの運用方法に課題を感じているならばぜひ検討してみてください。

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