Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

タスク管理ツールが生み出す矛盾をちゃんと心得ておかなくては効率を求めたのに非効率になる!

photo by mischiru

仕事での効率化を進めたいという人たちは様々なタスク管理ツールや手法を試しているのではないでしょうか?

僕もその1人であると言えます。
タスク管理について考えるのはすでにある意味趣味みたいになってます。

ただ、気をつけなくてはならないことがあるということを今回はお伝えしておかなくてはなりません。

効率化しているつもりが非効率!

そもそもタスク管理をなぜ始めるのか?ということですが、これは目の前にあるたくさんの業務を整理し、より効率的に進めるようにするためです。

それによって生まれた時間をプライベートだったり、別の業務に当てたりすることで人生全体を豊かにする…こういう点からも「タスク管理はライフハックである」と言えるでしょう!

 

タスク管理はあくまでこの目的を果たすための「手段」であり、目的ではありません。

このタスク管理が目的になってしまうと、結果として非効率を生むことになります。

 

仕事というのは不変のものではありません。時期や立場などによって業務内容が大きく変わるということがあります。

僕自身も以前は外回りも多く、タスク管理をする上で「スマホからも手軽に利用できる」ということが必須条件でしたが、今は外出も少なく、スマホからよりもパソコンでの使いやすさの方が優先度が高くなっています。

 

また業務内容によっては今までの管理方法ではうまくいかなくなるということもあるでしょう。

そうなるとツール自体に問題があると考え、ツールの変更という作業が発生します。
このツールの変更は実は非常に厄介な問題です。

今まで使っていたツールはかなり使い慣れていただけに「あくまでも手段」であるツール自体にはそこまで意識を向けなくても使えていたはずです。

しかしツールが変われば使うこと自体にも意識を使うようになり、タスクを実施することへ向けられる集中力を奪われてしまうのです。

 

これはタスク管理ツールを上手く使うことが「目的」になってしまったことが要因の一つです。 タスク管理が「手段」であれば起こらない問題です。

 

タスク管理はあくまで手段である!

photo by Noel C. Hankamer

タスク管理はあくまでも業務を円滑に進めて別のことに使える時間を確保するというのが目的です。

そのためタスク管理ツールを上手く回すことは「必要なこと」であることは間違いないですが、完璧に実施できなくてもいいのです。

 

タスク管理ツールを上手く使えないことと業務を上手く処理できないこととは必ずしも一致はしないのです。

しかし、多くの人が仕事が上手くいかないのはタスク管理ツールのせいだとツール自体をコロコロ変えてしまう…結果、ツールを上手く使おうと時間を取られてしまい、業務自体は非効率になるという矛盾を生むのです。

 

仕事の内容が変わることでツールの見直しをする必要もあるとは思います。ですが、もしあなたがなんらかのタスク管理ツールを使っているなら、まずはそのツールの使い方を工夫することで処理できないか?を考えたほうがいいでしょう。

運用面の変更ならツール自体の使い方は変わりませんので迷わす使えるはずです。

運用ルールを変更しても対応できないくらいに業務内容が変わってしまったと気付いた時にツール自体の変更を考えるといいでしょう。

 

(結論)
ツールを変える前に運用ルールを変えよ!

それで対応できない場合にはツール変更を考えよう!

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