Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

タスクシュート"的"なタスク管理でできた「空き時間」をどう使うか?

photo by dominiekth

Toodledoを使ったタスクシュート"的"タスク管理を実施中です。タスクシュートは時間の見積もりが取れ、次に何をするべきかが明確になる素晴らしいタスク管理手法です。

http://shigotano.info/mbr/taskchute2/paypal.php

そんなタスクシュートを実践していて出てくる「空き時間」について考察したいと思います。

空き時間の正しい使い方

時間の見積もりを出し、一つずつタスクを進めていく…簡単なタスクなら見積もり時間との誤差は少なく、順調に流れていきます。

しかし、複雑なタスクは見積もり時間を算出する際に大きな誤差が出る可能性があります。

 

例えば資料作成です。
最初にどういう風に仕上げていくか?ということを思案しながらタスク出しをし、見積もりを算出していきます。

しかしやり進めていくと「待てよ、この資料は一から作るよりあの資料をベースにした方が早いか?」や「これはやらなくていいか…」といった気付きが出てくることがあります。
その恩恵により思いのほか早く終わるということがあります。

 

このように予想よりも早く作業が終わった場合には「その後の作業を前倒しするか?」または「別の何かを始めるか?」という2択を考える必要があります。

基本的には「その後にやるはずの作業を前倒し」にするのが正解です。その日の作業が前倒しで終わればそれだけ早く帰れるのですから。

 

タスクシュートで仕事をしていて僕がよく直面するのが「全体的に早く終わり過ぎて、まだ業務時間中なのに今日やる予定にしていたことが完了した」という事態です。

業務時間中ですから「自分の仕事が終わったので帰ります」ともいきません。

こうなると必要になってくるのが「やりたいことリスト」です。自分が時間が取れた時にやりたいと思っていることをリスト化して常に見れる状態にしておくのです。

空いた時間にはリストからやりたいことを見つけ出し、それに取り組めば問題ありません。

 

ひとつアドバイスをするなら、このやりたいことリストは「時間があったらやる」というタスクと「やるためには時間が必要」というタスクを入れておきます。
また、やるためには時間が必要なタスクは「手が空いたらやろう」のままだとおそらくずっとやらないでしょうから、できれば「やるための時間」をそもそもタスクシュートの見積もり算出時にとるのが正解です。

 

空き時間を有効活用しよう!

photo by RCB

僕自身がまだまだ見積もりの精度が低いということもあるかもしれませんが、見積もりよりも早く終わったという場合の空き時間は、せっかくなら有意義なことに使うのが一番です。

そのためにも日常から「やらなくてはならないこと」だけを列挙した「must」リストではなく、やりたいこと・やっておきたいことを列挙した「want to」リストも作っておくことが大切なのです。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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