Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

プロジェクトの個人管理にTrello使ってみたらメチャメチャわかりやすくて仕事が5倍捗った!

ガントチャート

photo credit: OctopusHat via photopin cc

現在プロジェクト進行中の僕のタスクはそれはそれはなかなかの数になってます。

なかには人に依頼したものや、連絡待ちのものなど「自分のタスクではないが把握しておきたいもの」というのもたくさんあります。

こういったものを個人的に管理するのにこの度Trelloを使ってみることにしました!

 

カンバン方式で視覚的にわかるTrello

Trelloについては先日も記事にしてます。

プロジェクト管理に「かんばん方式」を導入するといろいろわかりやすい! - Getting My Life Better

本当はプロジェクトメンバー全員が使うほうがいいのですが、僕自身も試験的に運用しようと考えているものにみんなを巻き込むのはさすがに如何なものかと思い、自分一人で使うことにしたのです。

 

実際の運用では「自分のTo Do」「上司のTo Do」「部門AのTo Do」「部門BのTo Do」「部門CのTo Do」そして「完了したTo Do」というリストを作っています。

それぞれのリストにはそれぞれが該当するタスクを入力し、一覧で見える形になっています。
本当は写真を使ったほうがわかりやすいのですが、プロジェクトの内容が内容だけに写真は使えません…(°_°)

Trelloプロジェクト管理画面モザイク処理済み

 

僕のやったタスクはその後、上司や別の部門に確認してもらうことが多いので確認依頼を出したら自分のリストから依頼者のリストに移動させます。

こうすることによって「あのタスクは現在どの段階にあるのか?」の管理が可能になるのです。

 

よくやりがちなのが「自分の作業が終わったらそのあとは特に管理しない」ということです。

そのため締め切り間近になって「そういえば任せていたあのタスクはどうなったのか?」と慌てることになってしまうのです。

 

これはGTDでは「連絡待ち」というコンテキストで管理することが推奨されてますが、僕の意見としては自分のタスクリストに「連絡待ちのもの」が見えるのはどうかな?と思います。

完了するまで常に見えている「連絡待ちのタスク」は今日自分がすべきタスクをすべて終わらせてもタスクリストに残っているというのはなんだか心理的に気持ち悪いと感じるのです。

 

プロジェクトはプロジェクトに分けて考える

digital_devide

Trelloの使用で上のようにタスクの現在位置がわかりやすくなったという点と自分のタスクリストに出てこないことによる心理的にメリットがあるということです。

特にタスクの現在位置が見えるのは非常に大きい!進捗率がどういう状態かが明確になるので急ぐ必要があるのかどうなのか?が判断できるというのは助かります。

 

全体を俯瞰して見ることに役立つTrelloは個人的な利用でも十分効果を発揮するでしょう!

Trello

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