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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

Toodledoでのタスクシュート!登録するタスクの大きさがあんまりざっくりしているとダメだということが改めてわかった

photo by hawkexpress

このブログでは毎度の如く、タスク管理について記事にしています。

以前に比べて僕のタスク管理手法は安定してきていますが、まだまだ試行錯誤の余地はあるのかなぁと日々研究中です。

 

そんな折、「あー、やっぱりこりゃダメだ」と思ったことを今回は自分への戒めとして書いておこうと思います。

 

タスクの大きさは?

僕のタスク管理において大きなウェイトを占めているのが「タスクシュート方式」と呼ばれるやり方です。

やることの見積りを出し、記録し、見積りとの誤差を検証する。
記録により繰り返し行われるタスクが明確化することで固定されている時間もわかるというメリットもあります。

 

本当のタスクシュートは公式で公開されているExcelファイルで行うのですが、僕はToodledoを利用して行っています。

と言うのも、今はそんなになくなりましたが、営業で外に出ることが多かったためExcelファイルでは外から操作ができないという理由で使えなかったのです。

なのでその頃から利用しているToodledoで現在もタスクシュートを実践しているのです。

 

またToodledoが他のタスク管理サービスと比べて飛び抜けて優秀な点は「リピート設定の自由度の高さ」にあります。

多くのタスク管理サービスが「毎日」「毎週」「毎月」などには対応していますが、Toodledoは「二週間おき」「第二水曜日」「平日のみ」といったリピート設定が可能なのです。

これは非常に強力で、毎月第二水曜日にやらなくてはならないことがあるとして、それを「毎月」の繰り返しタスクにしても必ず「第二水曜日」にはなりません。概ね「毎月」というのは「30日後」ということなのでその月が31日あったり、2月だったりするとズレるのです。

ちょっとタイトルと話がずれてしまいましたが、Toodledoを愛用しているということです。

 

さて、タスクを登録するときにどれくらいの大きさで登録するか?は毎回悩むところです。

タスクというのは基本的に「一つのアクションで完了するもの」という概念があります。例えば「カップラーメンを作る」はタスクではなくプロジェクトです。

カップラーメンを作る為には封を開ける、具材を入れる、お湯を沸かす、お湯を注ぐというタスクが全てクリアできて初めて完了するからです。

 

僕はちょっとこの辺りの基本概念をおろそかにしてしまっていました。

今年に入ってやることが大きく変わり、明確なゴールと呼べるものがないような仕事が多くなりました。

それ故に「〜をやる」というタスクが出しづらくなっていました。

タスクシュートには「この時間はこれをやる」と時間をロックする意味合いも含まれています。
そのため僕は「タスク完了させる」ということではなく「タスクをやる」ことだけのタスク登録をしていたのです。

 

なかなか文字にするとわかりにくいかもしれませんが、時間を取るということで言えばそれはタスクではなく「スケジュール」です。

このミスにより、日によってはToodledoにタスク登録をしているがその時点で「さて、なにからやろうか?」と考えることから始めなくてはならないことが出てきたのです。

 

何をするかはしっかり決めてから…

photo by USACE Europe District

タスクとは「一つのアクションで完了する」という前提を元に「何をやり切るか?」という視点でタスク登録をしないと、Toodledoには登録があるものの不明確なタスクが残ってしまうということになるのです。

改めてですが、やっぱりレビューの時間をとって、プロジェクトの内容を吟味し、それをいつやるか?どのようにやるか?と細かくしていく作業が大切だと感じました。

 

基本的なことですが、もう一度意識していきたいことだったので記事にしてみました!

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