Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

「あれ?思ってたよりも…」イメージと現実のギャップを認知しないと効率は良くならない!

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お店に行って何を食べようか?とメニューを見る。

美味しそうな天丼があったので注文した。写真では大きなエビ天に各種野菜の天ぷらがしっかりと持ってありボリュームも満点!

しかし、いざ来てみると…思ったよりもエビ天が小さく、また全体的にこじんまりとしていてなんだかがっかりした。

そんな経験、みなさんにもありますよね?今回は仕事においてもありがちな「イメージと現実のギャップ」について話しましょう。

 

何と比較して大きい?小さい?

仕事の場面ではどんなことがあるか?それは例えば資料をまとめるという場面でも遭遇します。

 

ある期日までに資料をまとめる必要がある。

「あれとあれを読み込んで、まとめて行けば大丈夫か…それなら30分あればいける!」と予測します。

ところがいざ始めてみると「これを入れるためにはあの資料が別に必要じゃないか?」や「このことを説明しようと思ったら別にまとめがもう一枚あった方がわかりやすいな…」といったようなズレが発生します。

 

もうひとつ例を出しましょう。

お客さんからプレゼンの機会を与えられた。過去に何度もプレゼンして来たことがあるテーマだったので問題ないと思い、準備せずに臨んだ。

しかし、プレゼンの場では思いのほか言葉が出ず、説明もしどろもどろで出来が良かったとは言えなかった。

 

このふたつの例のような「イメージと現実のギャップ」に心当たりはありませんか?

多くの人が「あるある!」と思ったのではないかと思います。

 

このギャップの要因は「イメージが良い方に膨らみ過ぎている」ことです。美味しそうな天丼の写真を見て勝手に自分の理想を付け加えて判断している。

 

ではこのギャップをどうやって埋めていくか?

天丼ならお店のショーケースに食品サンプルを置くことで「サイズ」のイメージは調整出来ます。「思ったよりも小さい」ということは防げますね。

 

仕事ならどうでしょうか?

資料作成なら「過去の資料作り時の体験」が参考になりますね。

自分は前作った資料を何分でできると予測し、実際何分だったのか?これを食品サンプルのように比較対象とすることでズレを減らします。

 

プレゼンならどうでしょうか?

こちらも過去に実施したプレゼンの反省が参考になりますね。

過去の反省から今回準備しておいた方が良いことは何かないかと考えることができます。

 

つまり、仕事においてのイメージと現実のギャップは全て「実施後の記録」によって埋めていくことができるのです。

 

記録は使うか使わないかではない!

photo credit: Kasaa via photopin cc

取り掛かる仕事に対しての時間的見積もりを取り、実施時間を計測する。そしてそれを記録しておく。

合わせて実施したことの所管をまとめて、一緒に記録しておく。

この2つをやっておくと今後同様の作業が出た時にそれを参照することでイメージとのギャップを調整できるようになるのです。

 

概ね人間は「自分の都合の良いように物事を考える」傾向があります。

あなたの頭の中のスケジュールは「あなたの都合の良いように」進んだ結果であり、必ずギャップが出ることを認知しなくては常に「ストレスフルな」状況で仕事をすることになるでしょう!

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