Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

チームでの情報共有にはサイボウズLiveがわかりやすい!

IMG_1077.jpg

サイボウズLiveというWebサービスをご存知でしょうか?無料で使い始めることができるグループウェアで、簡単にスケジュールやタスク、情報共有ができるものです。

僕はすでにこれを5年くらい使ってきていますが、やはり便利であるので改めて記事にしてみました。

チャットもグループウェアも無料で使えるサイボウズLive

 

導入に至った訳は?

機能詳細 | チャットもグループウェアも無料で使えるサイボウズLive
機能説明

こちらの機能説明のページに詳しく書いてあるので機能説明は割愛します。

 

そもそも僕がなぜこのサイボウズLiveを使い始めたのかというと、チーム内の情報やスケジュールがわかりにくいと感じたことが発端です。

会社には顧客情報を管理するシステムがありましたが営業マンのスケジュールなどはホワイトボードに書いておくというアナログなものでした。

スマホの普及に伴い、各営業マンがGoogleカレンダーなどでスケジュール管理をし始めると「ホワイトボードとGoogleカレンダーの両方に書き込まなくてはならない」という問題が発生しました。

これにより、書き忘れによるスケジュールの共有に不備が出るという事態になったのです。

 

またもうひとつ大きな問題がありました。

上にも書きましたが、顧客情報を管理するシステムはあるのですが、「そのシステムに書いておくほどではないがみんなで共有しておきたい」という情報の行き場がなかったのです。

当初はメールで関係者に送付し、それぞれがメーラーで振り分けて保存しておくなどの形を取っておりましたが、その共有情報にコメントをしたりするとなると複数のメールのやり取りが発生します。

そうなるとメールが煩雑になり、管理が非常に面倒だったのです。

 

サイボウズLiveはこのふたつを簡単に解決してくれました。

スケジュールの共有も情報の共有も「カレンダー」と「掲示板」という機能で解決です!

 

どんなチームに必要か?

photo credit: woopsdez via photopin cc

営業のチームのようにそれぞれにアポスケジュールがあり、またそのスケジュールをしっかりと管理・把握しておきたい!
そしてせっかく知り得た情報を自分だけでなくチーム全体で把握しておきたい!
またその共有情報から新しい気づきを見つけるためにみんなの意見を聞きたいという「チーム全体での生産性アップに一石を投じたい」と考えているなら導入を検討してみてもいいと思います!

 

⚫︎PDFファイルのマニュアルもあってチームメンバーへの説明も容易です!

マニュアル | チャットもグループウェアも無料で使えるサイボウズLive
PDFファイルもあって助かります!

広告を非表示にする