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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

Toodledoの実行タスクをタイムトラッキングサービスに送り、週次レビューを快適にする!

Webサービス Workhack

photo credit: MattysFlicks via photopin cc

先日よりこのブログでも何度か紹介しているWEBサービス「Zapier」を使った素晴らしい連携を思いついたので今回はそれをご紹介いたしましょう。 

この作業を実施することで作業ログ見直しといった「週次レビュー」が快適になることは間違いなし!という可能性を秘めたアクションだと自分では感じています!

今回ご紹介するのはタイトルにもある通り、Toodledoとタイムトラッキングサービスの「Harvest」を使います。

Simple Online Time Tracking Software - Harvest
タイムトラッキングツール

 

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ToodledoからHarvestへ!

では早速ご紹介しましょう。

ZapierはToodledoとHarvestの両方をつなぐことができるサービスです。タイムトラッキングサービスと言えば「Toggl」が有名なところです。もちろんZapierはTogglとの連携も可能なのですが、Toggl側へ新しいタスクを作るという連携を実行するにはTogglの有料アカウントにしないといけないという問題があります。

今回は完全無料でできるところまでやってみたいと思ったので別のタイムトラッキングサービスであるHarvestを利用することにしました。

Toodledo、Harvest、Zapierのアカウントをすべて持っておることが前提で話を進めていきます。

まずはZapierで連携するアクションを作っていきます。

トリガーとなるアクションは「Toodledoでタスクに新しくスターがつけられた時」で、その際に「Harvestに新しいタイムエントリーを作成する」というものです。

次に僕の場合はタスクのないようによってHarvest側の「Task」という項目(コンテキストのようなもの)を分けたいと思ったのでフィルター設定をしています。必要ない人は飛ばしてかまいません。

Toodledo側の「事務作業」というフォルダに入っているタスクにスターがついたら、Harvest側のTaskも「事務作業」をつけるという形です。

このとき条件フィルタの項目欄に「事務作業」と日本語で入力したのですが正しく認識されない!なんどやってもだめ…どうしたものかと思っておりました。

その時ちょっといろいろいじっていると、どうもZapierはToodledoからの情報をそれぞれが持っている「コード」のようなもので判断しているということが判明!

例えばフォルダ情報だと以下のようになっていることがわかりました。

この数字を条件フィルタの項目欄に入力すると…バッチリでした!

あとはそれぞれに該当する項目を順番に選ぶだけでOKです。

これでZapier側は終了です。

 

実際に先日実行したタスクをご紹介しましょう。まずはToodledoの画面から。

すでにスターは消しています。また現在は今までの使い方と併用している形なのでToodledo側にも開始時間、終了時間を手入力している状態なので時間が入っています。

一番右側にタスクの属性を示すフォルダを選択しているのがお分かりでしょうか?

実際にはタスクを実行するときに★をつける、そして実行終了の時に★を外すようにしています。★は別に付けたままでも良いのかもしれませんが、僕の場合はToodledoにはリピートタスクが多くあり、それがリピートされたときに★もそのままリピートされてしまう。そうするとまだ実行していないタスクでも★がついているとカウントされるとHarvest側にタイムエントリーとして送られてしまうという事態が起こるので毎回外すようにしております。

 

そしてこちらがHarvestに送られた実際の実行タスクです。

キレイに一日の流れがわかる形になっていることがわかりますね。このHarvestに実行タスクを送ることの最大のメリットは専門ツールだけあって「実行時間の分析に優れている」ということです。それがわかるのがこちら。

まだそんなに日数が経っていないんですが、1週間や1ヶ月の時間の使い方をこのようにグラフィカルに見ることができます。

Toodledoにも付属しているタイマーを使ってタスクを検索すればある程度はこのような分析もできなくはないですが手間はかかります。しかしHarvestとの連携を使えばこのように簡単に分析ができる…つまり週次レビューで今週の動きを振り返る際にも非常に簡単だということです。

あとはZapier次第というところも…

photo credit: jesuscm via photopin cc

非常に魅力的な連携となりますが、ひとつ大きな問題があります。

それはZapier次第ということ。このサービスに完全依存であることは間違いありません。Zapierは無料では連携アクションを5つまで、1ヶ月に実行可能な連携アクションは100回までと制限があります。

もしより多くのフォルダ分けを実行したいとか、タスク実行量が膨大であるという人だと連携アクションもアクション実行回数も足りなくなってしまうでしょう。

またZapierがトリガーとなる「Toodledoに★のついたタスクがないか?」をチェックしてくれる時間間隔も無料では15分に1回となるため、あまりにも時間間隔が短すぎるタスクとなると計測漏れが起こるかもしれません。

Zapierに登録直後は数日間は無料でもフルサービスが利用できるので現在は5分に1回のチェックとなっていますが、無料になったらどうなるか…様子見です。

しかし、非常に強力かつ可能性のある連携なのでぜひこれは上手く活用できる方法を探していきたいところです!

 

◎こちらからZapierに登録していただければお互いに実行可能な連携アクション数が月100件増えますのでどうぞ!

http://zpr.io/ReUi

 

iPhoneでタスクシュートができる素晴らしいアプリも出たようですね。

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