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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

仕事が時間通りに終わらない!って人はカップラーメンで考えるといい!

Lifehack Workhack

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今日も残業…やっぱり終わらなかった!

こんな人って多いと思います。思っているよりもずっと時間がかかっていて予定通りまったく終わらなかったなんて日々を過ごしていませんか?

それにはこんな理由があるのです。

 

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単純だけど忘れがちな罠

すごく単純なんですが、みんな忘れていることがあります。

一番わかりやすいのはカップラーメンを作る時ですかね。

 

「カップラーメンを作る」と聞くと「簡単だな…」と思うはずです。しかし、この時に作業を細かく思い描いているかというとそうでもありません。

実際には、

  • 封を開ける

  • 薬味を入れる

  • お湯を注ぐ

  • 3分待つ

この流れがあります。でも多くの人が後半の「お湯を注ぐ」「3分待つ」の部分しか思い描いていないのです。

 

なぜか?それはそこが「カップラーメンを作る」という作業のメイン部分だからです。

カップラーメンというのはお湯を注ぐだけで作れる便利な食べ物です。みなさんその認識はあるはずです。

だから「お湯を注ぐ」という行為が「カップラーメンを作る」という行為の全てだと勘違いしているのです。

 

実際には上記の4つのステップ全てをクリアしないと「カップラーメンを作る」というミッションは完遂しないのです!

 

つまり「封を開ける」「薬味を入れる」という意識の外の業務があることで、自分が思っていたよりも時間がかかるというズレが起こるのです。

 

では、このズレを起こさないようにするにはどうすればいいのでしょうか?

これには2つ方法があります。

1つは「とにかく作業の時間を記録する」ということです。

何をしているかには注目せず「カップラーメンを作る」という作業の最初から最後までをしっかりと計測する。そうするとカップラーメンを作る作業がどれくらいかかるかという「事実」だけが浮き彫りになります。なので今後はその事実に基づいて時間の見積もりを立てられるようになるためズレにくくなります。

 

もう1つは「作業を細かく考える」ということ。上の例である「カップラーメンを作る」という作業が実際にはどんなことをしなくてはならないのか?ということをしっかり考えるのです。

アクションの漏れをなくす作業を突き詰めていくことで見積もりのズレをなくしていきます。

 

この2つの方法がありますが、やったことがない業務や忙しい時には2つ目の方法は難しいです。

だから基本的には作業記録をしっかりと残す方が結果的に見積もり精度を高めることにつながりやすいのです。

 

徐々に修正していくもの

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見積もりのズレはいきなり改善しません。作業記録をしっかりと残し、それを検証することで少しずつですが改善していくものなのです。

 

すぐに成果がでないからといって記録を辞めてしまうのは間違いです。

時間の見積もり精度を高めるためにも作業記録を取る習慣を持つことが大切です。

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