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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

超効率的に仕事を回す!価値のある仕事はこうやってやるんだ!〜後編:Toodledoでタスクシュート〜

photo credit: yashima via photopin cc

先日の記事でタスクの収集から振り分けについて書きました!

超効率的に仕事を回す!価値のある仕事はこうやってやるんだ!〜前編:収集から振り分けへ〜 - Getting My Life Better

今回はToodledoを使ってタスクシュートを実行する手順です。

 

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基本はルーティンタスク!

日々の仕事をよくよく見てみるとそのほとんどが毎日、毎週、毎月実施するという「ルーティンタスク」であることがわかります。

なのでそれらのルーティンタスクはリピート設定しておくことでその後の入力の手間を省くことができます。このリピート設定が柔軟にできることがToodledoを利用する最大のポイントです!

 

まずは僕の1月14日のタスク一覧を見てみましょう!

toodlechute1.jpg

タスクシュートの概念では、

  • タスクの見積もり時間を決める

  • 時間を区切り、その枠内に収まるよう調整する

というのが一番大きなところです。

上記写真を見てもらってもわかるように時間帯をコンテキストを利用し区切っています。

僕の場合は

  • 「8時から9時まで」

  • 「9時から10時まで」

  • 「10時から12時まで」

  • 「12時から13時まで」

  • 「13時から14時まで」

  • 「14時から17時まで」

  • 「17時以降」

の7つに分類わけしています。

toodlechute2.jpg

タスクを実行開始したらタイマーをスタートします。

タイマーのボタンをクリックしてもいいのですが、この時にToodledoのブックマークレットである「Tasklog」というものを使うと便利です。

あなたのToodledoタスクがライフログになる「TaskLog」ブックマークレット作りました。 | Toodledo Tips Blog
これ便利!

ブックマークレットとはブックマークとして登録し、それを押すことで起動するプログラムのようなものです。

Toodledoでタスク実施の場合は必須ともいえるブックマークレットなので是非使ってみてください。

 

タスクを時間帯ごとに振り分けていくのですが、どの時間帯にどれくらいの時間がかかっているのか?が簡単に把握できるブックマークレットとして「Endtime」があります。

今日の仕事は何時何分に終わる…がすぐ見える「EndTime2」for Toodledoが新しくなりました | Toodledo Tips Blog
こちらも必須!

これを利用してタスクの見積もり時間を計測したのが次の写真です。

toodlechute3.jpg

現在11時07分で、見積もりによると今日の残りタスクは8.77時間(約8時間45分)あるので帰宅時間は19時53分となるという意味です。

それぞれの時間帯がどれだけの見積もりになっているのかもわかりますね!

toodlechute4.jpg

タスクを実行し、終了すると見積り時間と実績時間が出ますのでここで「見積もりとのズレ」を確認できます。

思ったよりも時間がかかっていたのであれば次回のタスク見積もりの際には見積もり時間を修正します。
この作業を繰り返すことで見積もりの精度を高めることができます。

 

ここまでがタスクシュートとしての利用方法の説明になります。

なぜこんな面倒そうなことをやるのか?というとスケジュール帳などで陥りがちな「空白の罠」を防ぐためです。

例えばこの日のGoogleカレンダーを見てみましょう。

toodlechute6.jpg

上の写真のようにこの日のスケジュールは16時半からのミーティングだけです。
カレンダー上ではあとは全て白紙…つまり何もないように見えます。

しかし本当はこの時間には何かしらの作業をしているはずです。それが下のToodledoになるのです。

toodlechute7.jpg

こちらを見るとカレンダーの余白部分の時間もきっちりとタスクが割り振られており、ここは空いた時間ではないことがわかりますね!

 

スケジュール管理だけしかしていない人はこの余白に予定を入れてしまうことによりタスクの実行タイミングを失ってしまうという罠に陥りがちなのです。

 

もちろんアナログでも可能です。

photo credit: Alexandre Dulaunoy via photopin cc

僕はGoogleカレンダーとToodledoを利用してのスケジュールとタスク管理をしていますが、もちろんアナログの手帳でも問題ありません。

手帳でやる場には時間軸がはっきりとわかるバーティカルタイプ」を利用することをお勧めします。

 

スケジュールだけでなくタスクの予定もきっちりと決めておくことで自分の「本当の余白時間」を把握する。

もちろん飛び込み業務などの予測できないこともありますが、予測できる範囲ではしっかりとした予定を組む方が生産性は確実に高くなります。

また、この方法は仕事の「ログ」を取ることとなり、見返して自身のスケジューリングやタスクの見積りの甘さなどを振り返るのに使えるというメリットがあります。記録→見返し→修正→実行のサイクルを回すことでさらに生産性を高めていけるのが素晴らしいポイントなのです!

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