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iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

超効率的に仕事を回す!価値のある仕事はこうやってやるんだ!〜前編:収集から振り分けへ〜

photo credit: Ed Yourdon via photopin cc

ものすごい期待値の高いタイトルですが、これから社会人になる人や今年こそは良い仕事をしたい!と意気込んでいる方の少しでも助けになれば…今年も僕の仕事術を公開しましょう!

 

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まずはGoogleカレンダーを利用!

まずは何はともあれGoogleカレンダーを利用します。

ここで管理するのはスケジュール締切タスクです。

スケジュールは「日時が決まっているもの」でタスクは「日時が決まってないもの」というのが正しい分類です。

 

しかし、仕事の上でのタスクは概ね「ここまでにやらなくてはならない」という締切の概念があります。

なので僕はタスクの締切が一目でわかるようにGoogleカレンダー上に登録するようにしています。

あとは当たり前のようにアポイントや会議などのスケジュールを登録します。

 

ここからが重要です。

この段階では「1月15日までにタスクAをやる」ということは決まってますが、そのタスクAをどこでやるのか?が問題です。

締切の日にやっていたのでは間に合わないこともあります。だから基本的には締切よりも早い段階で実施する必要があります。

 

また、そのタスクAが遅れることで後工程にどういう影響を与えるか?も考える必要があります。

タスクAをやらなければタスクBが実施できない…これはカップラーメンの包装をあけなければお湯は入れられないのと同じです。

お湯を沸かすというタスクはカップラーメンの包装を開けた後でも、前でも可能ですが、お湯を注ぐタスクは絶対に「包装を開けた後」しか実施できません!

 

こういったタスクの因果関係を判断するために、僕は一日の最後に「日時レビュー」というものを実施します。そこで明日以降で直近1週間のスケジュールと締切のあるタスクを総ざらいします。

その中から明日やるべき、やっておくべきタスクを決めます。

そしてそれを最強のタスク管理ツールToodledoに落とし込むという作業を行います。

Toodledo : Sign in
マニアックだけど柔軟性高い!

こちらのWEBサービスはタスクのリピート設定などが非常に柔軟にできるのが特徴です。

 

実際、タスクは毎日、毎週、毎月と繰り返すものがほとんどです。そういったタスクをToodledoでリピート設定しておけば忘れる心配もありません。

 

僕の場合はToodledoを使ってタスクシュートを実施しています。このタスクシュートによる自身の行動管理が超生産的な仕事を生み出してくれるのです!

 

タスクシュートはまた次回!

photo credit: Brandon Christopher Warren via photopin cc

ここまでの流れがタスクの収集作業から振り分けまでとなります。

このあとタスクシュートの概念に沿ってToodledoを利用するのですが…今回はここまで!

次回僕のToodledoでタスクシュート、つまり「Toodlechute」の使い方について説明します!

 

タスクシュートって何?って方はまずはこちらを参考に!

タスク管理ツール・TaskChute2(PayPal決済)
基本はエクセルファイルです!

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