机が散らかっていることで起こる2つの非効率

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「仕事ができる人の机は片付いている」というのはよく聞く話ではないでしょうか？

スマートに仕事をする人はやはり整理整頓もできているというのには納得できます。

その反面、一見ごちゃごちゃで片付いていないように見える机の持ち主にももちろん仕事ができる人がいるのも事実です。

何が違うのでしょうか？

一見ごちゃごちゃしてる机だか仕事ができる人は「これで片付いている」と認識している人なのです。

人から見たら書類が山積みでも、その人にはシステマチックであり「ここにはこれ、あれはあそこ」という風にすぐに取り出すことができるのです。

そもそも片付いていない机で起こる第一の非効率は「目的のものを探さなくてはならない」ということです。

どこに何をしまったかがわからない場合、「たしかこの辺りに…」と探す作業が発生します。この時間が無駄なのです。

また、こういった人は「また探す手間がかからないよう、ここに置いておこう」と今、たまたまスペースがある場所に置いていきます。

すると次にまた重要そうなものが出るとそのスペースに置く、また出てきたらそこへ…こうして「書類の山の引越し」が完了するのです！

自分の中で片付けが帰結していれば探す作業はありません。自分にとっての「片付た状態」が人からどう見えるかは問題ではないのです(効率という側面では)。

問題は「片付けたいけど…」と現状に問題を感じている人に起こります。

こういう人は「チャンスがあれば片付けよう」と考えていることが多く、常に「なんとかしなきゃ！」という考えが頭の片隅にあります。

なので、ふとした瞬間に「あっ！これ、いらないものだ…」と片付けを始めてしまうのです。

これが第二の非効率、「作業の脱線」です。

心のどこかに「片付けなきゃ」と思っていればいるほど、この脱線は起こるのです。

例えば書類をまとめる作業が煮詰まった時、う〜んと椅子にもたれかかると飛び込んできた書類の山。「この書類もういらないな…」「あっ！これはファイルに閉じなきゃ。」このようになるのです。

煮詰まった時には別のことをして頭をリフレッシュすることは大切ですが、掃除は今やるべきことではありませんし、作業のウエイトも重いので始めるとなかなか途中でやめにくいというのも事実です。

結果として長い時間を取られて、今やらなければならない書類作成が滞る…こうなると「疲れたから今日は辞めよう」となってしまうのです。

片付けができないことの心理的要因は非常に簡単です。

ただ「後回し」にしているだけなのです。

片付けをしなくても死ぬことはありません。自分のスペースさえ守れば基本的には周りの人に迷惑をかけることはありません。

片付けをやるコツは「やるなら一気にやる」です。

そして捨てるものは一気に捨ててしまう。とにかく勢いが必要なのです。

片付くことによる生産性の向上を体験したら自然と散らかさないようになると僕は考えています。

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