Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

業務改善は記録が命…作業記録初心者にはtogglがオススメな2つの理由

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毎日の業務、残業も多い…そんな状況を少しでもよくしたいと考えている人は多いと思います。

でもどこをどう改善したらいいのかがわからない…だからとりあえず目の前の仕事をより早く終わらせることにだけ注力するという「改善に繋がりにくいループ」に入ってしまうなんてことがあります。

 

実際に業務の改善を行うためには「記録」が大前提となります。

 

記録していくことが第一歩

残業時間や日々の業務もそうですが、実際何にどれくらいの時間がかかっているかをちゃんと理解していますか?

それもわからないのに改善なんてできるはずがありません。

まずはやっていることを記録することが第一歩です。

 

では、どのように記録するか?

ストップウォッチを手元に置いておき、作業開始と終了を記録していくのがベストです。

ここまで読んでストップウォッチを探し出したあなた!ご安心ください。ストップウォッチを買いにいかなくても無料で使えるもっといいものがあります。

それがWEBサービスのtogglです。

これは作業記録をとることができ、さらにグラフ表示もしてくれるのでどんな作業にどれくらいの時間を使っているのかが一目でわかる素晴らしいサービスです!

Free Time Tracking Software - Toggl
超便利!

何度も実施している作業は入力のサジェスト機能もあるので簡単に入力ができます。

 

さらに素晴らしいのはiPhoneのアプリもあるので外出先でもスタート、ストップをすることができます。

Toggl Timer
無料
(2013.11.21時点)
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どのように使っていくかというと、一つの業務をスタートするときにtogglに業務を入力してスタート。終わったらストップを押し、次の業務を入力してスタート…この繰り返しです。

 

このやり方のメリットは」「入力した業務から脱線しにくい」ということです。

例えばtogglに「A社の見積書を作る」という業務を入力してスタートしたとしましょう。途中で「あっ!B社の企画書をFAXしなくてはならなかった!」と業務を思い出したとします。

ありがちなパターンはすぐに思い出した業務に手を出してしまい、あっちもこっちも中途半端な状態になってしまうことです。

 

togglを使っているとまず「今はこの時間」というのが目に見える形になるのでブレにくくなります。

 

合わせて記録をすることが目的なので一度「A社の見積書」という業務の記録を止めて、B社の企画書という思い出した業務をtogglに入力してなくてはなりません。そしてB社の企画書作成が終わったら再びtogglに「A社の見積書」という業務を再登録する…こんな面倒なことをするくらいなら「A社の見積書」を作り終えてから次の業務をやろうという気持ちが出てくるのです。

結果として高い集中力を保ったまま処理できるので効率のアップにつながるのです。

 

面倒だけどやる価値はある!

photo credit: danbri via photopin cc

業務の記録はクセづくまでは非常に面倒です。おそらく最初の頃は何度も計測忘れやストップし忘れがあると思います。

togglは手作業でも時間の入力ができるので後でも修正ができますが、最初はあんまり気負いすぎないほうがいいでしょう。

例えば午前中だけ記録してみるとか、残業時間だけ記録してみるとか少しずつやってみるのがいいでしょう。

 

業務効率を見直したいという人はぜひやってみてください。

 

この方法の最高峰のやり方がタスクシュートと呼ばれる方法です。

タスク管理ツール・TaskChute2(PayPal決済)
最高峰のツール

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