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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

カオスと化すパソコン内のファイル整理方法について

Work PC

photo by mitchgroff

パソコンを利用していて一番問題になるのが「ファイルの整理方法」です。

「あれ、あのファイルどこいったっけ?」「なんだか似たような資料を以前に作った気がするが…」こういった経験がみなさんにもあるはずです。

 

僕も例外なくあります。しかも結構頻繁に…なので今回パソコンのファイルの整理方法について考えてみることにしました。

 

こうもり問題!

ファイルでもなんでもそうなのですが、整理するときに大きな問題となるのが「こうもり問題」と呼ばれるものです。

こうもり問題とは、情報や物品を分類する際に生じる問題の一つである。 すべてのものや情報は、利用される文脈に応じて複数の属性を持ち得る。しかし、階層構造のように、各項目を木構造の末端にあてはめて分類する方式(図書館資料など)では、項目が持つ複数の属性のうちの一つだけに着目しなければならないという制約がある。 こうもり問題とは、その制約が原因となって生じる諸問題を指す。

Wikipediaではこのように説明されています。

どういうことかというと例えばあなたが以下のようなフォルダ分けをしていたとします。

 

そして「プロジェクトA 見積書.doc」というWordファイルがあるとします。この場合プロジェクトAでもあり、見積書でもある」というこのファイルをどのフォルダに入れたらいいか迷うということです。

 

これは例えばそれぞれのプロジェクトフォルダに「見積書」というフォルダを作れば解決するのですが、そうするとプロジェクトA・Bの両方に同名のフォルダができることになってしまい、これはこれでなんだか違和感があります。

 

「こうもり問題」という名称は、コウモリが獣と鳥(翼を持っていること)の両方の性質を持っていることに由来している

物事には複数の属性があるので分類分けが難しいのです。

 

これを上手く解決する方法は2つです。

ひとつはラベルやタグと言われる、「ファイルに複数の属性をつけることができるものを利用する」という手です。

Gmailがその代表的なものです。顧客Aから送られてきたメールが「見積書送付」という内容だった。属性は「見積書」「顧客A」の2つです。Gmailではひとつのメールに複数のラベルを貼り付けることができるのでこうもり問題は発生しません。

検索する場合も「見積書」で検索しても「顧客A」で検索してもどちらでも探しだすことができるでしょう。

 

もうひとつの方法は「そもそもフォルダ分けをしない、もしくは最小限にする」というものです。

フォルダを細かく分けるからこうもり問題が発生する…だったら全部のファイルをすべてひとつのフォルダに入れてしまうのです。なかなか斬新な方法ではありますが、これも効果的な整理方法です。

 

この場合に重要なのは「内容がわかりやすいファイル名にする」ということです。また「同じ属性のものは共通の言葉を入れておく」という点も重要です。

見積書ならすべての見積書ファイルに「見積 顧客A.doc」といったファイル名にする。もっとわかりやすくするなら「見積 顧客A プロジェクトA.doc」のようにするとどんなことに対しての見積もりかがわかりますね。

 

まずはやってみることに。

photo by jenniferbuyshouses.com

今回僕は後者の「フォルダを使わない」という方法でやってみることにしました。

でも、今までフォルダ分けしていたものを一気にひとつのフォルダにまとめるとまさに「カオス状態」となってしまいます。なのでまずはよく使うフォルダはそのままに、それ以外のいつも整理に困っているフォルダをひとまとめにすることにしました。

 

そして使用したファイルはその都度「使用中フォルダ」にまとめ、そして必要ならばわかりやすい名前にリネームしていこうと思います。

まずは1ヶ月くらいこの方法で利用してみて、よく使うファイル・あまり使わないファイルなどを分類していこうと思います!

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