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iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

これで君も片付け上手!?片付かない机を片付ける簡単なルール作り

photo by sibhusky2

「仕事ができる人の机は必ずと言っていいほどキレイである」という話はよく耳にするのではないでしょうか?
いろんな成功者の本などでも「片付け」については書いてありますね。

しかし、そうはいってもなかなか片付けができないという人もいますね…僕もその一人でした。

今回僕が実践している片付け術についてすこしまとめてみました。「片付けたいなぁ~」と思っている人は実践してみて下さい。

 

ルールを設定することが大切!

片付けができない状況はどういう状況か?まずこれについて考えてみました。

僕の場合は「めんどくさいからとりあえず…」という状況が結果的に机がごちゃごちゃになっている元凶でした。

 

業務を進めていくとたくさんの書類やFAXなどいろんなものが舞い込んできます。また作成した資料や人から回ってきた回覧物なども…こういったものをどんどん保留しておくとあっという間に溜まってしまいます。

なので僕は以下のルールを設定しました。

 

その日の最後に取捨選択をする

まずはその都度やるのは大変なので「その日の最後」にはかならずいるものといらないものを整理することにしました。

1日単位ならそんなにたくさん物が溜まるわけではないので5分~10分もあれば整理できます。これを徹底してやることにしたのです。

 

ここで問題になるのは「必要と判断したものをどこにしまうのか?」ということです。しまう場所が決まっていないと結局また煩雑な状態になってしまいます。

 

よく見るのがファイルをたくさん使っている人です。とりあえず必要そうなものはそれぞれの種類別にファイリングしておくということですね。

この方法が悪いとはいいませんが、その都度「これはどの種類のファイルだ?」と考える必要があります。

また書類によっては「これはプロジェクトA関連でもあるが、Bにも流用できるな…」というような「属性が2つあり分類分けが難しい書類」というのもあると思います。
こういった書類をそのときはプロジェクトAと判断してAのファイルに閉じておくと、また別の日にはBのファイルに…とわからなくなってしまうのです。

 

こういった事故を防ぐために僕は閉じるファイルを2つに絞りました。

ひとつはミーティングなどで使用した資料。もうひとつは「それ以外」です。会議やミーティングで使用した資料は重要度が高いと判断したのでこれは別ファイルに。それ以外はあえて分類分けするまでもないかなぁと思っています。

 

また新しいものから順番に上になるようにしているのでファイルがいっぱいになったら下の古いものは捨てます。

ファイルがいっぱいになるくらいまで見なかったものはおそらくその後も見ないだろうという判断です。これは「超整理法」の押出ファイリングの手法に則ってます。

「超」整理法1 押出しファイリング (中公文庫)

「超」整理法1 押出しファイリング (中公文庫)

「とりあえずBOX」を設置する

作業中の資料など、ファイリングできる状態ではないが一時的にしまっておきたいという物があるとします。
そういうものは「とりあえずBOX」にいれるようにしています。

現在の「とりあえずBOX」は机の一番手前の浅い引き出しです。
容量が少ないほうが溜め込まずに済むと思い、あえてこの部分にしました。

作業中のものが中心なので作業が終了すれば廃棄、またはファイリングというふうにこちらも選択をしていきます。

 

片付けの基本は「思い切り」と「やりすぎない」こと

photo by T a k

片付けが出来ない人がよくいう言葉は「捨てるものがない」「あとで使うかもしれない」ということです。

こうして1年に1回使うかどうかわからないものを溜め込んでいく…

片付けの基本はまずは「思い切り」です。思い切って捨てる!
「思い切り」の言葉の通り、その物に対する執着(思い)を切ることが大切なのです。

 

そして思い切って捨てた後は「やりすぎない」ということです。

一度キレイに整理したら「この状況を続けたい!」「もう散らかしたくない」という気持ちが出てきます。

そして散らかさないようにするために細かな分類分けなどをし始める人がいます。
しかしこの分類分けは非常に面倒で、その都度その物がどの分類に該当するのかを考える必要があるのです。

 

元々片付けられなかった人は簡単にいうと「面倒が嫌い」なのです。

なのに自分から面倒を増やしてしまったらまた片付けられなくなります。しかも次は「分類分けをする」という面倒な作業まで増えてしまっているので余計に心理的ハードルが高くなる。

 

だからざっくりとした分類でいいんです。面倒にならない程度に分けて、まずはそれを続けてみる。そしてその分類分けでは使いづらいと感じたときに次の分類分けを考えればいいのです。

 

僕が実践している片付け方法ですが、お役に立てれば幸いです!

 

こちらの本の影響も受けています!

人生がときめく片づけの魔法

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