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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

ビジネスマンに必須のワード・エクセルにおいて、この設定はマストだ!

Workhack PC

photo credit: robertnelson via photopin cc

仕事においてエクセル・ワードといったオフィスソフトは必須です。
日常的に文章を作成・保存・印刷といった作業を繰り返していると思いますが、みさなん「クイックアクセスツールバー」を上手く活用しているでしょうか?

ファイルタブを開いて保存や印刷プレビューを確認したりしていませんか?

 

クイックアクセスを設定しよう!

まずはクイックアクセスツールバーとはなんでしょうか?

上の画像のようにやり直しなどのボタンがあるところに任意のアイコンを追加することができる機能のことです。

Office2007以降に採用されているリボンUIでは印刷をする、保存をするといった日常的なアクションをすべて「ファイル」タブから引っ張りだしてくる必要があります。

もちろんそれでも構いませんが、日常的に保存・印刷を行うビジネスマンならこれをクイックアクセスツールバーに設定しておいたほうが効率は間違いなくあがります。

 

では、設定方法を教えましょう。

まずは「ファイル」タブから「オプション」をクリックし、オプションウィンドウを開きましょう。

その中に「クイックアクセスツールバー」という項目があるのでそれをクリック。

すると左側にアイコン一覧がならんだ上の画面が表示されます。
この左側の一覧から自分が追加したいアイコンを選んで右側に追加していくだけです。

これによりクイックアクセスツールバーに機能を追加できるのです。

 

ちなみに僕が追加しているものは

  • 上書き保存
  • 名前をつけて保存
  • 印刷
  • 印刷プレビュー
  • PDFで発行

の5つです。保存・印刷はわかると思いますが、ビジネス文書などをメールで添付して送る場合にはやはり改ざんを防ぐためにPDFなどに加工することが必要です。
ワード・エクセルから簡単にPDFとして出力できるので重宝しています。

 

繰り返しやることだから簡素に

photo credit: Wesley Fryer via photopin cc

毎日使うオフィスソフト。だからこそより効率的にできるところはないかと工夫をするのが重要です。

1回当たり3秒程度の違い、クリック回数でいうと3クリックくらいしか違いませんが、10回やれば30秒・30クリック、100回やれば300秒…つまり5分違います。

 

小さなことの積み重ねが大きな効率化につながるのです。

設定していない人はぜひ設定してみて下さい!

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