Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

緊急度と重要度!あなたのタスクリストには「やらなきゃいけないこと」がずっと残ってませんか?

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タスク管理としてタスクをすべて書きだしておく、つまり「見える化」しておくことの重要性はこのブログでも何度も取り上げましたし、いろんな方が書いているのでご存知のことでしょう。

大きなタスクも小さなタスクもすべて書きだしておくと必ずと言っていいほど確実に「やらなきゃならないけど手をつけてない」タスクというのが出てきます。どうでもいいものならばタスクリスト自体から消せばいいのですが、そうではない。

こういったタスクを処理するためにちょっと考えて行きましょう。

 

概ね第二領域である!

「やらなきゃならないけど手をつけてない」タスクというのは「重要だけど緊急ではない」という属性のものがほとんどでしょう。

「7つの習慣」でいうところの「第二領域」の部分です。

7つの習慣―成功には原則があった!

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タスクリストから消すことができないということは「重要」なタスクであるということは間違いありません。しかし、いつまでもやらずにおいてもすぐすぐに問題にならないということは「緊急」ではないタスクということです。

自分ではこれは今後のためにもやっておきたい、しかし「時間があったら…」「手があいたら…」と先延ばしにしているタスクなのです。

 

では、こういったタスクを処理していくにはどうしたらいいか?

これは「粒度を小さくする」しか方法はありません。
なかなか手を付けられないのは「時間がかかりそう」「手間がかかりそう」という認識からこのタスクよりも緊急度の高いタスクを優先してしまうことが問題なのです。

なのでもう少しタスク自体を分解していき、時間や手間がかからないようにしていくことが大切です。

 

また「どこから手をつけたらいいかわからない」というケースの場合には「まずは5分間それに向き合ってみる」というのも方法です。

5分という決められた時間だけでいいのでスキマ時間などを使ってやることができます。
その時間中にそのタスクと向きあうとまず何が必要なのかということがわかるはずです。

「これを考えるためにはあの資料が必要だなぁ」

「これは彼に聞いたほうが間違いなさそうだ」

こういったことがわかれば「資料を準備する」「○○さんに確認する」という小さなタスクに分解することができるので少しずつではありますがタスクが前に進むようになるのです。

 

欲張らない!一歩ずつ!

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どうしてもタスクが多くなると「一気に片付けたい!」という願望が出てきます。しかし、重要度の高いタスクはなかなか一気に片付けることができないのも事実なのです。

だから一歩ずつ、少しずつでいいのでタスクを前進させることが重要です。あれこれ考えるだけ考えて結局何もしないのではまったく意味はありません。

 

緊急度の高いタスクにばかり振り回されるのではなく、重要度の高いタスクにこそ時間を割いていきましょう!

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