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iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

問題を感じるなら変えるべき!タスク管理の手法を変えることにしました ~第三章~

photo credit: North Charleston via photopin cc

さあ、今日で3日目ですね。タスクの見直しはやはり大きな作業です。引き続きまとめていきましょう。

今日の内容は「事前約束」ということですね。

タスクひとつひとつの実績時間を計測するのではなく、大枠で時間を計測する…そういうやり方に変えたということを前日の記事でまとめました。

 

時間帯別の優先順位を把握する

改めて書きますが、僕は営業職の仕事をしています。なので一番大切な行為は営業行為をすることと言えます。

この営業行為は1日の中でやるべき時間が決まっています。いや、できる時間が決まっているというのが正しいですね。

 

例えば朝の6時から企業に電話をするわけにはいきませんし、ランチタイムの忙しい時間に飲食店に営業訪問するわけにもいきません。顧客の都合というものをしっかりと考えて営業活動をする必要があります。

 

そう考えると、営業活動ができるのは午前中の10時過ぎからお昼まで、飲食店なら11時半くらいまでですかね。そして午後は企業なら13時以降~17時くらいまで、飲食店なら14時以降~18時くらいまで、夜の営業があるなら19時前後くらいまでなら大丈夫かもしれませんね。

つまり、この絶対領域に「事務作業」を極力いれないことが重要だということです。

そのために事前約束をする!これは「○時~○時までは営業活動をする」「○時~○時は事務作業をする」という宣言なのです。

 

僕はこの宣言の形としてiライフログというアプリを使っているのです。営業時間になったらアプリで「営業時間」をタップしてスタート、時間が来たらストップをして実際に営業時間にどれくらい時間を取れたかを計測しているのです。

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この宣言によって「思い立ったときに思い立ったことをやる」という非効率的な行為をしないように自己抑制しているのです。

 

こうして事前約束で営業行為と事務作業の住み分けを明確にして、その上でチェックリストとタスクリストを活用した管理へと変えていきました。

 

チェックリストとタスクリスト

photo credit: mt 23 via photopin cc

まずチェックリストのリピート頻度を確認すると「毎日すること」「特定の曜日にすること」「毎月○日前後にすること」という3つに分類できました。

これらのリピート設定が容易にできるので今までタスク管理で使っていたToodledoをチェックリストとして使うようにしました。

 

最初に毎朝必ず実行する必要がある業務を「A_朝業務」というフォルダに設定し、そこに必要なタスクを並べました。 同様に「B_事務作業」として特定の曜日に必要なタスクというふうに分類していきました。

そうして完成したチェックリストがこちらです。

まだコンテキストなどが以前のタスク管理のままなのですが一応こういう形で管理することにしました。

こちらは本日のチェックリストなのですが、フォルダでのソートに設定し、見積もり時間と繰り返し設定をすることでこの日のチェックリストが完成しております。

 

ちなみにPriority(重要度)の項目はタスク自体の重要度ではなくタスクの並び順を変えるための属性として使っています。Toodledoはタスク自体を自由に並び替えることができません。タスク名に連番を入れるなどの工夫もありですが、タスク名自体が長くなったり、タスクの順番を変えたいと思った時にいちいちタスク名を変更するのは大変かなぁと思って、重要度の項目で並び替えたのです。

なので重要度が「Top」だからと言ってもっとも重要なタスクというわけではありません。

 

さあ、自動で更新するチェックリストはこれで完成です。これからもっとたくさんのチェックリストが増えてくるかもしれませんが、Toodledoなら問題ありません。

 

明日はついにタスク管理の手法についてまとめていきましょう。

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