Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

問題を感じるなら変えるべき!タスク管理の手法を変えることにしました ~序章~

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以前、タスク管理については一定の基準を越えるやり方ができたと思ってこのブログでも公開しました。

ついに自分にあったタスク管理の方法にたどり着いたか!? Part 1 - Getting My Life Better

ついに自分にあったタスク管理の方法にたどり着いたか!? Part 2 - Getting My Life Better

ついに自分にあったタスク管理の方法にたどり着いたか!? Part 3 - Getting My Life Better

しかし、ここにきてちょっと違和感を感じ始めたのでもう一度考え直すことにしました。ちょっと自分のまとめと備忘録を兼ねて記事にしてみます。

 

タスクリスト?チェックリスト?

これがまずは一番大きな問題でした。今までToodledoを利用してタスク管理をしていました。Toodledoの優れている点は「柔軟なリピート設定」という部分です。

  • 毎週日曜日
  • 毎月第4土曜日
  • 平日だけ
  • 週末だけ

このような設定も簡単にできます。これを設定できるタスク管理ツールはなかなかありません。

僕の仕事は1週間サイクルで進んでいく仕事なので毎週だいたいやることが変わりません。なのでやることを整理してみると、

  • 毎週決まった曜日にすること
  • 毎日すること

という2種類しかないことがわかりました。しかもこの2種類は基本的にもうこれ以上増えることがないものです。

 

例えば毎週火曜日の本の出稿のタイミングでは以下のようなタスクが出てきます。

  • 原稿内容の確認作業
  • 契約書類の作成
  • 契約書類の内容確認
  • 報告物の準備
  • 火曜日のミーティング準備

これは必ず実施する必要がありますし、そして逆に言えばこれ以上は必須業務は出て来ません。つまり「やったかやってないか?」の判断だけでよいものということです。

 

これは簡単に言うと「チェックリスト」ということです。旅行の前にかばんに着替えをいれたか、歯ブラシをもったか、薬をいれたかというような「ひとつずつチェックするもの」と同じですよね?

 

ではタスクはどうしていたか?仕事上発生するタスクは意外とGoogleカレンダーに記入していたことがわかりました。

例えば「月末の提出書類を作る」というタスクの場合はGoogleカレンダーに「月末提出書類締切」と締切日を登録していました。毎日カレンダーは見るので自然と「そろそろ書類作成しなくてはな…」と思い、そして実施していたのです。

もちろんToodledoに登録していることもありましたが…

 

つまり、実際のところToodledoはタスク管理システムとしてはそんなに機能していなく、むしろチェックリストとして機能している面が強かったのです。

 

またToodledoの弱点として「プロジェクトの管理」がしにくいというところも気になっていました。

仕事上での大きなもの、または自分の人生をよりよい方向にしていくというプロジェクトを普段のタスク管理ツールに落としこむという点が、僕にとってはちょっと具体的ではなかったのです。

Toodledoにもそういったタスクの登録をしていなく、一部のプロジェクトについてはEvernoteでやっていましたがやはりEvernoteはプロジェクト管理専門というわけではないので、ちょっと管理がおろそかになっていました。

 

そこで今回思い切って今までのタスク管理の手法を一度見直し、改めてプロジェクトとタスクの両面をしっかりと管理する方法を考えることにしました。

 

早速取り組んだことは?

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今までのやり方で結構長い時間やってきていたので「この方法をやめてもいいのだろうか?」と後ろ髪を引かれる思いもありましたが、やはり問題を感じているなら改善するべきです。

次回からそのへんを少しずつ書いていこうと思います。

 

※今回の改革にはこちらの本から影響を受けました。

スマホ時代のタスク管理「超」入門

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