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Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

再び並んでMailBox復活!なのでメール自体の運用方法について考えてみた。

photo credit: Éole via photopin cc

人気のiPhoneアプリ「MailBox」にエラーが出てしまい、何度かサポートとやりとりをしましたが結果的には「もう一度並び直してください」ということでした。

なんてことでしょう…MailBoxが使えなくなってしまったので、この機会にiPhoneでのGmail利用について考えてみた。 - Getting My Life Better

まあ、そんなに困ってはいないので再び36万人並んで先週日曜日に使えるようになったので以前はメールアプリ自体の使い方についてまとめましたが、メール自体について考えてみることにしました。

 

そのメールに何を求めるか?

僕は仕事上、毎日結構な数のメールが来ます。そしてそのメールにはさまざまな「役割」があります。この役割をもう一度見直すことでメール自体の価値を考えようということです。

 

では、どんな役割があるか?僕の場合は以下の通りです。

  • 報告・連絡…1度読んだらもう必要がなくなる
  • 重要…覚えておく必要がある、必要なときに参照できる必要がある
  • スケジュール…カレンダーや手帳に入力する必要がある
  • タスク…タスク管理システムに落とし込む必要がある

メール自体はあくまで連絡手段でしかありませんが、その内容如何によって上記のような「役割」が生まれます。それぞれの役割を確認していきましょう。

 

報告・連絡…1度読んだらもう必要がなくなる

まずは報告・連絡としてのメールです。「こんなことがありましたので報告します」「これはいかがいたしましょうか?」といった内容のものがこれに当たります。

1回読む、またはそのメールに対して返信すればそのメール自体をもう一度読み直す機会はほとんどありません。おそらくこういったメールがみなさん多いのではないでしょうか?

 

僕の仕事では「このメールは後々には必要なくなるのだけど、直近1週間はすぐに参照できるようにしておきたい」というメールがあるのです。重要までではないがすぐに見たい…こういったメールをどのように保存しておくかを考える必要があります。

 

また「メールに返信する」ということもその場ですぐに対応できれば問題ありませんが、ちょっとすぐには対応できないとなるとそのメールは「タスク」となります。これも忘れずにタスク管理システムに落とし込む必要があります。

 

重要…覚えておく必要がある、必要なときに参照できる必要がある

その名前の通りですね。いつまでも取っておきたいものということです。Gmailならスターをつけたりと目印を作ることができますね。

しかし、毎日大量のメールが来る人にはいつまでもメールという形でこの「いつまでも取っておきたい情報」を保存しておくのはどうなんでしょうか?それこそEvernoteのようなサービスに保存しなおした方が有用なのではないかと思います。

 

スケジュール…カレンダーや手帳に入力すれば必要がなくなる

連絡や報告の中にはスケジュールに該当する内容が含まれているものもあります。「○月○日に会議がありますのでよろしくお願いします」「○月○日までに案件Aについてご対応ください」といったものです。

予定や締切といったものをそのままメールで確認しただけの状態では必ず忘れてしまいます。なのでスケジュール帳やGoogleカレンダーといったものに転記しておく必要があります。そうすればこのメール自体は不要となり、また大事な予定を忘れてしまう確率も低くなります。

 

タスク…タスク管理システムに落とし込めば必要がなくなる

メールでくる依頼や予定から発生するタスクというものがあります。「○○をやっておいてください」というものが依頼ですね。「○月○日に会議がある」というメールからは「会議準備をする」というタスクが生まれます。

こちらもただ確認しただけではすぐに忘れてしまい、会議前になって「やばい!準備しなくては!」と焦り出すことになるのです。

なのでちゃんとタスク管理システムに落とし込んでおけばこのメール自体はその後参照することはないでしょう。

 

メールもしっかりと整理しなくては!

photo credit: André Benedix via photopin cc

僕の場合は上のような分類をしっかりと分けることができればメール運用はまったく問題がないということです。

今までGmailのラベルをたくさん使って振り分けていましたが、この機会に運用方法も含めてもう一度しっかりと考え直してみようと思いました。

 

しかし、MailBoxというアプリはその操作感が気持ちいい!メールの仕分けも指一本でスイスイ‥はやく分類分けをしてメール運用で困らない体制を作りたいと思っています。

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