Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

うっかりさん必見!一日の終りに行う「日次レビュー」が、あなたのうっかり忘れを激減させる!

日次レビューという習慣

photo credit: Abizern via photopin cc

僕は仕事の際、夕方の時間帯になると「日次レビュー」という行為を行います。これをすることによって大きな恩恵を受けていると実感しています。うっかり忘れが多い方に絶対にオススメしたいこの日次レビューについて、実際の僕のやり方をまとめて見ることにしましょう。 

 

振り返りと予知

photo credit: juhansonin via photopin cc

日次レビューでやっていることをちょっと箇条書きで書いてみましょう。

  1. 今日の営業実績などの数字的なものの精査・チェック
  2. 今日やる予定にしていたタスクの完了状態や進捗状態をチェック
  3. 今日のやり残しのタスクの洗い出し
  4. 明日の予定とタスクの洗い出し
  5. 明日の予定とタスクを日報のタイムラインへ記入
  6. 今日やり残したタスクの中で残業してでもやらなくてはならないものをチェック
  7. 今日やり残したタスクで明日でも大丈夫なものを明日の日報に記入
  8. 今日やり残したタスクの必要時間を見積もる
  9. 残業してやる業務の優先順位付け

以上の9つですね。

これを毎日実施しています。まず1~3番までの振り返りで今日の営業の良し悪しやプロジェクトの進捗状況を把握し、明日以降の「負荷」を割り出します。

 

営業マンであれば誰もがわかると思いますが、目標数字に対しての進捗状況が芳しくないなら翌日の営業は「ちょっと気合をいれて営業しないといけないな」と思うはずです。これを月末のギリギリに思うのではなく、毎日意識することで比較的負荷が少ないタイミングから行動をすることができるようになるのです。

 

4~5番までは明日の「予知」と「余地」の把握です。これについては以前の記事にも書きましたね。 

タスク管理がもたらす2つの「ヨチ」は僕の仕事に大きな影響を与えている! - Getting My Life Better
未来予測!

つまり、明日にやること・空いている時間を予め知っておくという状況を作っておくのです。

 

日次レビューの真価はこれだけではありません。ここまでなら「振り返りと明日の準備は大切なのはわかっているよ」と思う人もいるはずです。

 

6~9番の最後の項目は「今日やらないことを決める」という作業になります。

やり残しの仕事があるとどうしても「今日中にやってしまわないと…」という感情が出てきてしまいます。しかし1日の最後の方ではやはり疲れもあり集中力が続かないものなのです。ここで例えば会議資料をまとめるといった高い集中力が必要な業務を入れてしまうと集中できず結果として時間ばかりがかかって完成しないという状況になります。

 

なので、もちろん締切に余裕があればの話ですが「今日はこれはやらない」と決めることも必要なのです。これはクローズドリストの考え方にもとづいて設定しています。クローズドリストについてはこの本で詳しく説明してあります。

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

「明日は明日でやることがあるのに先送りしても大丈夫なの?」と心配する人もいますが、タスク管理によって明日の時間を「予知」できているので大丈夫なのです。

まあ、明日が「余地」がないほど予定とタスクでいっぱいなら今日やるしかないのですが…そうならないように管理するのもタスク管理です。

 

完璧を求めない!

photo credit: R'eyes via photopin cc

以上が日次レビューをすることによるメリットです。僕は仕事の部分でだけレビューを実施していますが、人によってはプライベートな部分も合わせてレビューを実施されているケースもあります。これは好みの問題なので自分がどこまで管理したいかで決めればよいでしょう。

 

1つだけ重要なことは「完璧を求めない」ということです。

例えば今日やろうとしていたことが全然出来てなかったとしても、「自分はなんて能力がない人間なのか」と嘆く必要はありません。あくまで予定であり、どうしても飛び込んでくる仕事をゼロにはできないので予定がくずれることは避けられないのです。

 

「飛び込み仕事で妨げられた仕事をどこにリスケジュールするか?」という点を考える習慣さえあれば問題ありません。その習慣こそが「日次レビュー」なのです。

 

思い通りに仕事が進まない、やり忘れが多い、アポを忘れることがあるといった「うっかりさん」はぜひ日次レビューを実施してみてください。

広告を非表示にする