Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

整理に困ってるなら「inbox」という概念を導入しよう!

いつも散らかっている…

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机は書類ややりかけの仕事の山。

パソコンの中もデスクトップにアイコンがたくさん。

メールも読んでないものがちらほら。

こういった雑然とした状態でも一生懸命に仕事をしている人、僕の周りにもいます。こういう人は「そろそろ片付けないと…」「整理しようとは思っているんだけど」が口癖です。そういった直後にまた右や左に資料を置いていく…そうしてまた周りに書類ややりかけの仕事の山ができていく。

 

ルールが問題

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こういったケースを打破するための素晴らしい考え方を教えましょう!

簡単です、まずは「inbox」というものを設置するのです。

inboxとは「とりあえず入れとく箱」とでも言いましょうか。とにかくあっちこっちに置いている状態をやめるために「とりあえずこの箱に入れておく」という状況を作るのです。思いついたメモ、やりかけの書類など…すべてその箱に入れてしまいます。

 

メールについても同様です。メールは自動で受信箱に入ってくると思います。なのでそこを「inbox」と捉えます。

 

そしてここからが大切です!そのinboxを「定期的に空っぽにする」というルールを設定します。

inboxに入れたままでは意味がありません。右や左に山積みにされている状態と何も変わりません。定期的にinboxに入っているものをしっかりと「仕分け」するというルールを設定するのです。

これは毎日やりましょう。そうでないとinboxはすぐにパンパンになってしまいます。パンパンになったinboxを仕分けるとなるとかなりの労力を消費しますし、そんなものを見たら整理する気持ちなんて萎えてしまいます。

だから、数が比較的少ない毎日の周期で実施するのです。

 

「これはやりかけだから明日やろう」

「これはもう連絡したから捨てる」

「この書類はバインダーに挟んでおこう」

「これは…やばい!今からやらなくては!」

 

など、いろんなことが明確になるはずです。こうしてinboxを空っぽにするととてもスッキリとした気持ちになるはずです。

そして人間というのは「現状を維持したい」という気持ちがあるため、一度inboxが空っぽになる体験をしたら「inboxを空っぽにしないと気持ち悪い」という感覚を覚えます。こうすれば整理する習慣が身につくのです。

もう一度言います、毎日必ずやりましょう。どんな事情があったとしても言い訳は無しです!自分への強い約束だと思って下さい。

 

余計なことを考えない

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雑然とした環境で仕事をしていると、ちょっとした時に「あ~、机片付いていないなぁ」と気になることが出てきてしまい、仕事への集中力が切れてしまいます。また突然の書類の雪崩により飲んでいたコーヒーがこぼれて大惨事なんてこともないでしょう。

このinboxという概念はGTDを知っている人なら馴染みの深い言葉だと思います(そもそもGTDを実践している人の机が汚いなんてことはないでしょうが…)。

この考え方は様々な応用ができます。

@jun0424 さんはアナログとデジタルをつなぐものとしてinboxを活用しています。

Googleカレンダーと紙の手帳を同期するワザ!カギはinboxカレンダーとフリクションボール « 純コミックス
アナ→デジ!

 

メールでのinboxはこちらが参考になります!

メールのための GTD、「Inbox Zero」の実践 | Lifehacking.jp
メールもinboxゼロ

 

さあ、みなさんもやってみましょう!

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