Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

どうしても予定通りに終わらない…と、いう人はもう一度よく考えてみよう。

見積もり時間がどうしてもずれる

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日々の仕事をより効率良く実施していく中で、時間を計測するは大切なことです。実際にその作業に何分かかったのかをしっかりと計測し、検証することでより早く作業をすることができるのかといった発見があるからです。

しかし、何度時間を見積もっても「必ず予定時間よりも遅くなる」という場合にはそれはちょっと考えがまだ足りないのではと思います。

 

どこまで考えてますか?

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photo credit: Stuck in Customs via photopin cc

時間を見積もる時にちゃんと「全体を把握」しているかどうかが大きなポイントです。

山登りで例えてみましょう!

みんな大きな間違いをしやすいところは山登りは「山に登ること」と捉えているところです。正解は「登って、降りてくること」です。登りっぱなしではなく、ちゃんと帰ってきて始めて「登山」です。登りっぱなしで降りれなくなったらそれは「遭難」です。

だから、帰りのこともしっかりと把握しなくてはいけません。

仕事の見積もりをするときも「やること」だけを見積もっていませんか?それに付随する片付け作業やその後の一手間などの時間は全く無視して見積もっている…これでは頂上には登ったが、その後遭難したというのと同じ状況です。

 

また、途中での状況確認ができているでしょうか?

登山家は途中で必ず現在の進行状況と残りの行程、自分の状況(体力や装備品など)を確認し、これ以上進むかどうかを判断します。もちろん、無理をして死んでしまっては意味がありませんからね。

会社での仕事はもちろん死ぬことはありません。だからと言って「とにかく山を登れ~」と時間や体力を無視して突き進むと、生産性も落ちてきますし、判断も鈍るため結果的に予定よりも時間がかかってしまうのです。

状況を判断して明日に回せるものは明日に回して、予定通りに終われる方法を考えるというのもひとつの方法です。

 

最後は「不測の事態」に備えているかです。

山の天気は変わりやすい。それまで順調に進んでいても急な雷雨で立ち往生を強いられるなんてこともあるでしょう。

仕事では予想以上に手のかかる仕事だったということや、飛び込みで入ってくる仕事などの不測の事態だってあります。そういったこともちゃんと見積もりに含めているかどうかです。

「やることは25分で終わる。でももしかしたらあそこから○○をしてほしいと連絡があるかもしれないから30分で予定しておこう。」

こういった「予備時間」を少し設けておくことが重要です。

 

明確なゴールを!

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photo credit: lululemon athletica via photopin cc

以上のことからもうお分かりでしょう。作業をやったところが「ゴール」ではなく、片付けなどの諸業務を終えたところが「ゴール」なのです。見積もりが甘い人は「よっしゃ~、山に登った~!…あっ!今から山を降りなきゃ…」という感じになっているのだと思います。

ゴールを明確に持ち、正しく見積もりをしなくてはただただ時間を浪費するだけでなく、「いつも予定通りに終わらない」というのは精神的にも良いとはいえません。

しっかりとその行程を考え、それから見積もりを立てていきましょう。

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