GTDの5つのステップ　～整理・レビュー・行動～

信頼できるシステムへ登録する

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GTDの指南書である「はじめてのGTD」では「信頼できるシステムに登録しましょう」と書かれています。ここでいうシステムとは「いつでも読み返すことができる、または書き加えることができる」ものという意味です。

やらなきゃ！と思うことはいつ思い出すかわかりません。なのでいつでも思い出した時に書き込めるものがベストです。また、せっかく頭の中から出したタスクを大量の紙とクリアファイルで管理するのもイマイチ(そのほうが都合がよいという人もいるかもしれませんが…)なので何かにまとめて転記しておくほうがよいです。

僕はToodledoというWEB上のタスク管理サービスを利用して「資料」と「いつかやる」以外のタスクをまとめています。ToodledoはクラウドのサービスなのでiPhone・iPadからでもすぐに見る、追記することができます。
「資料」と「いつかやる」は同じくWEBサービスのEvernoteを使っています。こちらもToodledo同様にiPhone・iPadからでも確認できるので非常に便利です。

Toodledo : A to-do list to organize your tasks
高機能タスク管理ツール！ただし英語です…

すべてを記憶する | Evernote
超絶便利なWEBサービス
僕は上記の２つのサービスを利用していますがこれは手帳でもなんでも本人が使いやすいと思ったツールならなんでもOKです。ですが、スマートフォンをお持ちの方は「クラウドツール」を使うべきだと思います。

仕事中は別として、プライベートでスケジュール帳をかならず持ち歩くという人は少ないのではないでしょうか？でも、携帯は必ず持っていますよね？スマフォなら上の２つのサービスをスムーズに使うことができます。「あ～、手帳には書いてあるのに…」なんてことはなくなります。外出中でも自分がやるべきタスクを参照できるというのは非常に有効です。

さあ、片付けは終わり。あとは行動するだけ…

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頭の中のタスクをすべて書き出し、その属性別に分類分けし、使いやすいシステムに転記する。これで頭の中のごちゃごちゃした状態は解消されました。でも、この時点ではタスクを頭から出しただけでまだ１つのタスクも完了していません。そうです、行動し始めなければ意味がありません。

行動をする前に「レビュー」という作業が必要になります。さまざまな分類分けをしたタスクを見直し「今、できることはないか？」と判断する時間が必要なのです。

日々やりたいこと、やらなくてはならないことはどんどん出てきます。ですから一定の期間ごとに時間をとって再度分類分けする・分類分けしたものの中から今できることを見つけるという「レビュー」がGTDを上手く継続するためのカギとなります。

こちらのサイトに記載してありますがそれぞれの分類は最低でも下のタイミングでレビューをしましょう。


リスト（引き出し）	タイミング（見直す）
いつかやる／多分やるリスト	週に一度
資料リスト	必要に応じて随時
カレンダー、連絡待ちリスト	毎朝一回
プロジェクトリスト	随時
次にとるべき行動リスト	随時