Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

GTDの5つのステップ ~整理・レビュー・行動~

信頼できるシステムへ登録する

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photo credit: Pieter Pieterse via photopin cc

GTDの指南書である「はじめてのGTD」では「信頼できるシステムに登録しましょう」と書かれています。ここでいうシステムとは「いつでも読み返すことができる、または書き加えることができる」ものという意味です。

やらなきゃ!と思うことはいつ思い出すかわかりません。なのでいつでも思い出した時に書き込めるものがベストです。また、せっかく頭の中から出したタスクを大量の紙とクリアファイルで管理するのもイマイチ(そのほうが都合がよいという人もいるかもしれませんが…)なので何かにまとめて転記しておくほうがよいです。

僕はToodledoというWEB上のタスク管理サービスを利用して「資料」と「いつかやる」以外のタスクをまとめています。ToodledoはクラウドのサービスなのでiPhoneiPadからでもすぐに見る、追記することができます。
「資料」と「いつかやる」は同じくWEBサービスのEvernoteを使っています。こちらもToodledo同様にiPhoneiPadからでも確認できるので非常に便利です。

Toodledo : A to-do list to organize your tasks
高機能タスク管理ツール!ただし英語です…

 

すべてを記憶する | Evernote
超絶便利なWEBサービス
僕は上記の2つのサービスを利用していますがこれは手帳でもなんでも本人が使いやすいと思ったツールならなんでもOKです。ですが、スマートフォンをお持ちの方は「クラウドツール」を使うべきだと思います。

仕事中は別として、プライベートでスケジュール帳をかならず持ち歩くという人は少ないのではないでしょうか?でも、携帯は必ず持っていますよね?スマフォなら上の2つのサービスをスムーズに使うことができます。「あ~、手帳には書いてあるのに…」なんてことはなくなります。外出中でも自分がやるべきタスクを参照できるというのは非常に有効です。

 

さあ、片付けは終わり。あとは行動するだけ…

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photo credit: Stéfan via photopin cc

頭の中のタスクをすべて書き出し、その属性別に分類分けし、使いやすいシステムに転記する。これで頭の中のごちゃごちゃした状態は解消されました。でも、この時点ではタスクを頭から出しただけでまだ1つのタスクも完了していません。そうです、行動し始めなければ意味がありません。

行動をする前に「レビュー」という作業が必要になります。さまざまな分類分けをしたタスクを見直し「今、できることはないか?」と判断する時間が必要なのです。

日々やりたいこと、やらなくてはならないことはどんどん出てきます。ですから一定の期間ごとに時間をとって再度分類分けする・分類分けしたものの中から今できることを見つけるという「レビュー」がGTDを上手く継続するためのカギとなります。

こちらのサイトに記載してありますがそれぞれの分類は最低でも下のタイミングでレビューをしましょう。

 
リスト(引き出し)タイミング(見直す)
いつかやる/多分やるリスト 週に一度
資料リスト 必要に応じて随時
カレンダー、連絡待ちリスト 毎朝一回
プロジェクトリスト 随時
次にとるべき行動リスト 随時
 

また、週に1回は時間をしっかりと取って、今週入ってきたタスクの分類分けややろうと思っていて出来なかったタスクのリスケジュールなど行う「週次レビュー」を実施することも大切です。

さあ、準備は整いました…あとは、行動あるのみ!

 

GTDは魔法じゃない!

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photo credit: seanmcgrath via photopin cc

ここで注意しておきます。GTDは「魔法」ではありません。1回やったら嘘のように仕事がスムーズになる!なんてことはありません。適切なタイミングでレビューを実施し、今やるべきことだけに全力投球できる環境を維持する…つまりGTDは「習慣」なんだと僕は思っています。

しかし、GTDをやったことがある人ならわかると思いますがこの習慣化するために実施する「レビュー」が曲者なんですよね…これについてはまた別の機会に書きたいと思います。

 

全体的に簡単にまとめていますのでより深く学びたいという人は下の本を読まれてみてください。 

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