Getting My Life Better

iPhoneやWEBサービスを使った仕事術、ライフハック、仕事への向き合い方などを中心に自分の雑感を含めていろいろ書きます!

GTDの5つのステップ ~処理~

さあ、振り分けよう!

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photo credit: lukaskulas via photopin cc

「収集」が終わって頭の中がスッキリしているところで次は「処理」です。頭の中から出されたことが書いてある大量のメモが目の前の箱にあるはずです。これを上から順番に1つずつ振り分けていきます。ここで大切なのは「上から順番に」ということです。

「わかりやすいもの」から振り分けをしていくという行為は今までの頭の中でもやっていた「後回しにする」ということと同じです。わざわざ大量の紙に書き出すという作業をしたのに頭の中と同じことをしてもしょうがありません。「何が出るかな~」くらいの気持ちでワクワクしながら1枚ずつ紙をとって、振り分けていきましょう!

それではその振り分け方ですが、まずはカレンダーとクリアファイルを5枚ほど用意しましょう。クリアファイルには「資料」「プロジェクト」「連絡待ち」「いつかやる」「次にやる」と名前をつけておきましょう。

では、処理スタートです。以下の図の手順で振り分けていきます。

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例えば「金曜日にゴミを出す」というタスクがあったとします。これは行動を起こす必要があり、2分以内ではできず、自分でやる、期限が決まっているものなので「カレンダー」の金曜日の欄に「ゴミを出す」と記載しておきます。カレンダーは別にスケジュール帳でもいいです。ともかく日付、時間が記載できるものならOKです。

続いて「イタリアに行く」というタスクの場合は行動を起こす必要がありますが、今すぐではなく「いつか行きたい」というものなので「いつかやる」に振り分けます。

その他、誰かにお願いしていることなら「連絡待ち」、行動が必要なくただ「なんとなく思い出しただけ」ということなら「資料」という風に振り分けていきます。

 また、2分以内で片付けられそうなものを振り分けてもしょうがないのでそのタスクはすぐに処理してしまいます。

 

Next ActionとProject

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photo credit: hawkexpress via photopin cc

残った「次にやる」と「プロジェクト」の2つが大切です。

まずプロジェクトとは「それを終えるために2つ以上のタスクが必要なもの」という定義になります。例えば「会議報告の資料を作成する」というタスクの場合、資料を作成するために

  • 会議資料を見直す
  • 会議時のメモを見直す
  • 会議に参加した同僚に聞いてみる
  • 資料のまとめる

 という4つのステップ(人によってはもっと多いかもしれませんし、少ないかもしれません)に分けられます。こういったタスクを「プロジェクト」と呼びます。プロジェクトに該当するものは概ね重要なものが多いはずです。頭で重要とわかっていても「めんどくさいな~」と行動出来なかったのはまだまだタスクが大きすぎたということです。より細かくしてできることから始めれば進められるはずです。

最後の「次にやる」というのは「これは今日(または直近で)やることにしよう」と決めたものを入れておくリストです。例えば上の例では「会議報告の資料を作成する」というタスクを4つに分割しました。そのうち「会議資料を見直す」というタスクは今日やろうと決めた場合は「次にやる」に振り分けます。

収集で出たタスクを処理のステップで振り分けていく…頭の中のすべてのタスクにそれぞれ属性が与えられ、今やるべきことは「次にやる」リストの中のものだけということが明確になります。「ただ目の前のことをやるだけでよい」という点がストレスフリーの仕事術と言われる所以です。

続いては「整理」のステップです。

 ※興味を持った方は入門書としては下の本がおすすめです。

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